Se elaborează un program pentru ziua de lucru a secretarei. Planificarea zilei de lucru a managerului

21.09.2020

1. Lucrarea se desfășoară ținând cont de rezultatele obținute în lucrarea nr. 1 (Structura companiei și organigrama acesteia).

2. Se determină necesitatea angajării unui specialist din rândul posibililor solicitanți de muncă în companie.

3. Raportul conține liste cu:

Lucrări efectuate de specialistul vizat;

Cerințe de calificare pentru un candidat pentru post. Cerințele pentru calitățile de afaceri și personale ale unui specialist sunt formulate separat.

4. Se efectuează testarea potențialului candidat (în munca de laborator „candidatul” este întreaga echipă) folosind teste pentru prof. fitness și inteligență.

o) Nota: programele de testare sunt sugerate de profesor.

5. B concluzii lucrarea oferă o analiză a posibilității de a angaja un „candidat” care a trecut testele.

Lucrarea de laborator nr. 3 „Planificarea activității secretarului”

Scopul lucrării: dobândiți abilități în organizarea unei planificări eficiente a muncii.

Introducere:

Regulile de aur ale secretarului

Scopul unei secretare este să-și elibereze șeful de munca de rutină.

O secretară nu ar trebui să creadă niciodată că este ceva, ea este asistenta cuiva care este ceva.

Nu lăsa nimic la voia întâmplării.

Cunoaște-ți locul pentru a-ți îndeplini bine sarcinile de serviciu.

Câștigă și menține încrederea șefului tău.

Înainte de a începe lucrul, înțelegeți e.

A începe să lucrezi dincolo de capacitățile tale înseamnă să te pregătești pentru eșec.

Nicio muncă utilă nu umilește secretara.

Secretara trebuie să știe că alți oameni există.

Nu crede în indispensabilitatea ta, ci fă-te necesar.

Planificare, distribuție și utilizare

orele de lucru

Mulți ani de experiență practică în studiul activității de secretariat au arătat că principalul lucru este plan pentru acea zi care determină toată planificarea ulterioară pe termen lung. Vă ajută să utilizați cât mai eficient orele și minutele de lucru și vă oferă o imagine de ansamblu asupra tuturor activităților zilei.

Când începeți ziua de lucru, ar trebui să aveți întotdeauna obiective cu o definiție clară a domeniului și tipului acestora și tot ceea ce este necesar pentru a le rezolva.

Apoi se stabilește ordinea sarcinilor planificate. Este necesar să se determine ce situații de urgență pot perturba ziua de lucru.

În orice lucrare trebuie să acționezi trei reguli:

1. Tot ce este posibil trebuie controlat.

2. Unele probleme sunt în afara controlului tău, dar trebuie să încerci să le influențezi cursul.

3. Nu ar trebui să acordați atenție problemelor care sunt în afara controlului și influenței dumneavoastră.

Gătit plan pentru acea zi, secretarul trebuie să evidențieze în el.

1. Activitati profesionale.

1.1 Activități permanente incluse în planul săptămânal de lucru al organizației (administrative, tehnice, publice).

1.2 Afaceri permanente.

1.3 Cazuri prioritare.

1.3.1 Probleme urgente care sunt deosebit de promițătoare pentru obținerea de rezultate specifice.

1.3.2 Probleme urgente, care, dacă este necesar, pot fi amânate la alte date.

1.3.3 Lucruri care pot fi făcute cu timp.

2. Activități personale.

Când faceți un plan pentru ziua respectivă, trebuie să:

Nu încărcați ziua de lucru cu mai mult de 60%;

Faceți o listă de lucruri de făcut, împărțindu-le în cele mai importante și mai puțin importante;

Lăsând o rezervă de surprize în plan;

Lăsând cel puțin 15 minute de timp pentru fiecare eveniment;

Stabiliți un obiectiv personal și procedura pentru atingerea acestuia;

Plasează actualitatea în plan între important și urgent;

Determinați cu precizie ora de începere și de sfârșit a fiecărui eveniment;

Strângeți toate chestiunile mici în grupuri;

Planificați cu atenție activitățile de seară ca fiind cele mai ineficiente;

Utilizați un sistem de simboluri pentru a marca ceea ce a fost făcut și ce a fost transferat. Date exacte cadru.

Secvența de începere a zilei de lucru a unui secretar ar trebui să fie următoarea:

1. Pune-ți deoparte 15 minute pentru a te gândi cu calm la toată munca pe care o urmează pentru ziua.

2. Determinați ordinea și succesiunea execuției:

Afaceri neterminate;

- muncă „neplăcută”;

Lucrarea principală a zilei;

Gestionarea corespondenței primite;

Lucrări minore și minore.

De regulă, există perioade în munca unui secretar:

funcţionare normală;

Grabă și forfotă;

Calm.

Trebuie să știi că munca în sine nu are valoare, are doar sens. Pentru a face bine orice muncă, trebuie să-i cunoașteți semnificația și baza cauzală.

Orice muncă neglijată sau temporar uitată stă la baza apariției urgenţă. S-a stabilit că în caracter feminin există un element de transfer și așteptare, adică secretarele folosesc constant metoda de a amâna munca plictisitoare și munca care necesită multă pregătire.

Pentru a depăși acest lucru, trebuie să:

1. Faceți în mod constant liste cu obiectivele dvs. pe termen lung și scurt, clasificați-le după importanță, controlați acuratețea formulării, realismul și realizabilitatea obiectivelor.

2. Pregătește constant planuri pentru implementarea obiectivelor, indicând termenele limită, resursele de autostimulare necesare și disponibile în procesul de implementare a planului.

3. Monitorizați în mod constant eficacitatea motivelor dumneavoastră individuale pentru a amâna constant lucrurile și depășiți acest lucru cu ajutorul autocontrolului rațional.

4. Gestionați-vă cu promptitudine timpul de lucru și utilizați-l eficient prin programarea zilnică a zilei de lucru, organizarea rațională a muncii și concentrarea asupra sarcinilor prioritare.

Întreaga activitate a unui secretar, dacă este analizată activ, constă într-un număr mare de „lucruri mărunte”; să țină cont constant de aceste lucruri mărunte; este necesar să se țină un jurnal special în care să se înregistreze toate evenimentele chiar minore cu indicarea obligatorie a dificultăților de a efectua cutare sau cutare lucrare. Relațiile cu oamenii, colegii de muncă, șefii, ceea ce s-a discutat la întâlniri și conferințe sunt consemnate aici. O atenție deosebită este acordată muncii aleatorii și motivelor apariției acesteia.

Secretarii tuturor țărilor lumii folosesc rațional regula „notă totul”, și nu numai despre munca ta, ci și despre relațiile cu șefii, mai ales dacă șeful este o femeie. Toate înregistrările trebuie să fie exacte și concise, să conțină toate informațiile și faptele necesare.

La primirea unei cărți de vizită, secretara o marchează cu o dată în creion și o include în dulap sau o înregistrează în dosar.

Nu ai încredere în memoria ta, într-o femeie obosită, memoria este prima care eșuează.

Un plan de lucru zilnic aproximativ pentru o secretară.

8.50 Începutul zilei de lucru,

verificarea locurilor de muncă din birou

9.10 Eliminarea deficiențelor:

Ștergeți praful

Udă florile

Colectați hârtie împrăștiată

Scoateți și spălați vasele

9.40 Faceți ordine locul de munca lider.

9.50 Faceți cafea.

9.55 Faceți cunoștință cu managerul.

10.10 Furnizați o listă cu probleme urgente

(întâlniri, conferințe, recepții etc.).

10.30 Primiți instrucțiuni adecvate de la supervizor

(despre programări, apeluri, cumpărături.)

10.50 Efectuați o serie de apeluri, răspundeți la scrisori,

înregistrează intrarea și ieșirea

corespondența și apoi înregistrarea într-un jurnal (Anexa 1).

11.20.1 Colectați și trimiteți documentele spre revizuire

si semnatura.

11.30 Pregătiți sala de conferințe pentru întâlnire.

11.40 Adună angajații în sala de conferințe și dă-le

rezumate privind rezultatele muncii din perioada trecută.

11.45 Informați managerul despre începerea întâlnirii și

furnizați o listă de întrebări cheie.

11.50 Pregătirea documentației pentru furnizori.

12.20. Pregătiți biroul managerului pentru recepție

furnizori:

Planificați locuri pentru membrii invitați;

Întindeți foi curate de hârtie;

Așezați un creion sau un stilou în partea de sus a hârtiei;

Nazyn Chyzhyrgany, grupa 385

PROGRAM DE LUCRU AL SECRETARULUI ȘEF

Secretarul este obligat să elibereze managerul pe cât posibil de pregătire, tehnică și specii individuale munca organizatorică curentă, îi eliberează timp pentru activități creative și îi facilitează semnificativ munca managerială. Pentru a face acest lucru, secretarul trebuie să cunoască bine rutina zilnică a managerului și să aibă o idee clară despre planurile sale pentru următoarea săptămână, luna, trimestrul. Secretarul trebuie mai întâi să se gândească la ziua care urmează și să întocmească un plan, subliniind cele mai urgente și importante chestiuni.

7:45	Ajungeți la serviciu cu 15 minute înainte. înainte de sosirea managerului pentru a se pune în ordine, verificați starea locului de muncă (al său și al managerului), întocmește sau clarifică un plan pentru ziua următoare.
8:00-8:30	Întâlnire cu managerul, familiarizarea cu programul său de lucru pentru ziua curentă. Clarificare împreună cu managerul a conținutului activităților planificate pentru astăzi.
8:35-9:20	Recepție de dimineață (zilnic) corespondență. Sortarea și înregistrarea corespondenței primite. Vizualizați recenziile primite, rapoartele, publicațiile departamentale, invitațiile, precum și mesajele despre conferințe, întâlniri, sărbători aniversare și alte evenimente. Raportați corespondența primită managerului dvs.
9:30-11:00	Organizarea unei recepții pentru șeful reprezentanților altor instituții și întreprinderi.
10:00-11:00	Lucrul cu documentele. Verificarea și organizarea documentelor în dosare: corespondența primită, documentele în curs de procesare, materialele de ieșire. Documentele de ieșire ar trebui să fie împărțite în: corespondență efectivă de ieșire care merge în afara companiei; documentele distribuite în cadrul companiei; documente destinate depunerii la dosare.
	Munca curentă ar trebui împărțită în: urgentă, mai puțin urgentă. Din când în când trebuie să verificați dacă toate documentele sunt necesare în prezent. Este mai bine să faci verificarea în timpul liber din activitatea ta principală, pentru a nu fi distras și a nu încurca nimic.
11:00-11:30	Lucrul cu vizitatorii, consultarea acestora, convorbirile telefonice (pe parcursul intregii zile). Preînregistrarea vizitatorilor.
11:30-12:00	Lucrul cu echipamente de comunicații.
12:00-13:00	Desfășurarea convorbirilor telefonice, primirea și trimiterea de faxuri, e-mailuri.
13:10-14:30	Cină. (în cea mai apropiată cafenea; în cantina organizației, dacă este mare; ceai cu angajații într-o cameră special amenajată; sau poți chiar să mergi acasă). Ora pauza de masa a secretarei si a managerului nu trebuie sa coincida.
	Program de recepție pentru șeful vizitatorilor cu programare. Organizarea receptiei. Organizarea primirii angajaților propriei instituții pe probleme de actualitate. Faceți o programare pentru următoarele zile.
14:40-16:00	Există multe situații neprevăzute în munca unei secretare - sarcini bruște de la manager, apeluri telefonice, vizitatori la întâmplare.
16:00-16:30	Pregatirea si desfasurarea sedintelor. Secretarul trebuie să-i informeze pe cei invitați la ședință din ordinul șefului, să întocmească o listă a participanților și să pregătească raportul șefului. În timpul ședinței, secretarul își păstrează procesul-verbal; Arhivarea documentelor executate în dosare. 11. Efectuarea lucrărilor pe un computer 14.Colectarea si pregatirea pentru semnare a documentelor incheiate. 15.Sesizarea managerului despre documentele executate

	Prelucrarea și trimiterea documentelor de ieșire către destinatari
	17.Programați activități pentru ziua următoare.

	. Munca economică. Atribuțiile secretarului includ, de asemenea, o gamă largă de probleme economice.

	Aceasta este o verificare a calității curățeniei biroului managerului, precum și a asigurării funcționalității tuturor echipamentelor tehnice din birou. Aceasta este pentru a oferi managerului toate rechizitele de birou necesare.

La sfârșitul zilei, secretarul prelucrează și trimite corespondența de ieșire și, la încheierea zilei de lucru, programează activități pentru ziua următoare.

Îmbunătățirea spațiului de lucru.

Invitația trebuie să indice în mod necesar locația întâlnirii, o parte din clădire sau clădire, etaj, încăpere, precum și numele transportului care va fi folosit pentru a ajunge la locul desemnat.

Trebuie avut grijă să se asigure că în timpul întâlnirilor se asigură următoarele:

1) spații pentru ședințe pe toată durata desfășurării acestora;

2) asigurați-vă că cei invitați trec fără întârziere prin ceas sau punct de control. Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți o listă cu invitații în avans și să-i oferiți la punctul de control;

3) mașini oficiale sau taxiuri pentru transportul participanților din hoteluri sau gări;

Descrierea postului

Secretarul este obligat să elibereze pe cât posibil managerul de curent pregătitor, tehnic și de anumite tipuri munca organizatorica, îi eliberează timp pentru activități creative și îi facilitează semnificativ munca managerială. Pentru a face acest lucru, secretarul trebuie să cunoască bine rutina zilnică a managerului și să aibă o idee clară despre planurile sale pentru următoarea săptămână, luna, trimestrul. Secretarul trebuie mai întâi să se gândească la ziua care urmează și să întocmească un plan, subliniind cele mai urgente și importante chestiuni.

Glume despre relația dintre șefi și programul de lucru pot fi amintite până seara. Numai atunci când șeful tău este din nou întârziat cu o oră și jumătate, iar oaspeții importanți slăbesc în sala de ședințe timp de patruzeci de minute și telefonul mobil al șefului nu este disponibil, nu pare deloc amuzant.

Sau când șeful lucrează din nou vineri seara până sâmbătă dimineața și, bineînțeles, nu se poate descurca fără tine, îți este și greu să găsești un motiv de bucurie în această situație.

De asemenea, se întâmplă că ați întocmit împreună un program pentru toată săptămâna următoare, literalmente minut cu minut, iar luni dimineața șeful a fost chemat de urgență la o întâlnire cu guvernatorul, iar programul dvs. ideal s-a prăbușit ca și cum castel de cărți. Și din nou trebuie să reprogramați întâlnirile, să rămâneți până târziu la serviciu... și să căutați răspunsuri la cele mai populare două întrebări: „Cine este de vină?” și „Ce ar trebui să fac?”

Deci cine este de vina? Nu, nu guvernatorul insidios, care l-a sunat pe șeful tău pe covor în cel mai josnic mod luni, la opt dimineața. Deși... și el. Și secretara lui. Și cei de deasupra lui. Și, de asemenea, vremea, care a încetat brusc să fie potrivită pentru zbor, obligându-l să-și schimbe planurile pe fugă.

În general, vina este a tuturor celor care nu știu să-și gestioneze timpul și a acelor asistenți care nu își îndeplinesc functia principala- ajuta managerul sa-si organizeze timpul.

Desigur, nu putem influența guvernatorul, asistentul lui, vremea sau cursurile de schimb. Dar putem organiza (sau măcar să încercăm) programul de lucru al managerului nostru (și și al nostru) în așa fel încât schimbările bruște de program să nu ia amploarea unui dezastru.

Pentru asta avem nevoie de:

lider - 1 buc.;
secretar/asistent - 1 buc.;
acest articol - 1 bucată;
realizări de înaltă tehnologie - toate posibile.

Metode de planificare a timpului

În primul rând, să ne uităm la metodele de bază de planificare a timpului. Cel mai probabil, sunteți deja familiarizați cu ele, sarcina noastră este să sistematizăm aceste cunoștințe.

Metoda Alpilor include cinci etape de planificare:

Realizarea unei liste de sarcini.
Estimarea duratei sarcinilor.
Rezervare de timp (într-un raport de 60:40, adică 40% din timp ar trebui să rămână liber).
Luarea deciziilor privind prioritățile și reatribuirea anumitor sarcini.
Control (contabilitatea a ceea ce nu a fost făcut).

A doua tehnică este legea lui Pareto, sau principiu 20/80 . ÎN vedere generală se poate formula după cum urmează: „20% din efort produce 80% din rezultat, iar restul de 80% din efort produce doar 20% din rezultat.”În cazul nostru, putem spune că 80% din muncă este realizată în 20% din timp. Nu vom analiza deocamdată cât de drept a avut Pareto și cum a fost urmărit, ci pur și simplu ne vom aminti raportul.

Al treilea mod de a organiza timpul este cunoscut ca Matricea Eisenhower.

Conform acestei matrice toate cazurile pot fi împărțite în patru categorii:

A - urgent și important;

B - important, dar nu urgent;

C - nu important, dar urgent;

D - nu este important și nu urgent.

Distribuind sarcinile de lucru conform acestei matrice, puteți programa ordinea sarcinilor.

Deci, ce să faci cu toate aceste metode? În mod ideal, desigur, managerul dvs. le-ar folosi în munca lor. Totuși, acum depinde de noi să le luăm în considerare, să le combinăm și să tragem concluzii. Deci să începem.

Unul dintre punctele metodei Alpi prevede că 40% din timp ar trebui lăsat liber. Primul instinct al oricăruia dintre noi este să rânjească și să spună că acest lucru este imposibil. Poate că principiul Pareto ne spune clar acest lucru: 80% din muncă este realizată în 20% din timpul de lucru. Ce înseamnă? Că te poți „juca” cu restul de 80%, de exemplu, tăind jumătate. Cine a spus că nu sunt necesare? Sunt pur și simplu necesare - mai sunt încă 20% din muncă. Îi vom trata doar mai „liber”.

De ce avem nevoie de 40% timp de rezervare? Pentru orice: apeluri neașteptate la guvernator, forță majoră în producție, lucru în desfășurare, ambuteiaje, pauze de fum, pauze de odihnă obligatorii (despre asta vom discuta mai târziu) și doar senzație de rău manager (trebuie să aibă cel puțin o oportunitate teoretică de a-și părăsi locul de muncă dacă temperatura și presiunea cresc odată cu cursul de schimb).

De aceea, principala greșeală la planificarea timpului este un plan minut cu minut: o ușoară întârziere amenință că va trebui să redesenați programul întregii zile, iar după aceea - întreaga săptămână.

Această situație apare adesea nu numai din cauza numărului mare de sarcini, ci și pentru că managerul nu vrea să vadă un program pe jumătate gol. Mulți bucătari simt că, în acest caz, par a fi leneși. Asistenții lor sunt adesea susceptibili la această „boală”. Desigur, la început va fi foarte dificil să planificați timpul ținând cont de o rezervă de 40%, dar nu este deloc necesar să ne străduim imediat pentru această cifră. Acest lucru depinde în mare măsură de cât de dispus este managerul să se schimbe și de cât de interesat să-și optimizeze propriul timp de lucru. Pentru început, încercați să eliberați cel puțin 10% din timp și lucrați astfel timp de o săptămână sau două. Dacă experimentul are succes, putem merge mai departe în această direcție. În plus, se poate dovedi că raportul ideal pentru managerul tău nu este 60:40, ci 70:30 sau 50:50. Acest lucru depinde de tipul lui de caracter, de specificul industriei în care își desfășoară activitatea compania și chiar de fusul orar.

Așadar, conform metodei „Alpi”, atunci când planificam timpul de lucru, facem o listă de sarcini, descriem cât timp va dura pentru a finaliza fiecare dintre ele, amintindu-ne totodată că trebuie să plecăm în program. timp liber Aceleaşi. De asemenea, această metodă ne sfătuiește să grupăm cazuri similare inventându-le simbol- acest lucru ne va economisi și timpul.

Dar înăuntru această metodă nu se spune nimic despre prioritizare. Matricea Eisenhower ne poate ajuta în acest sens.

Cu chestiuni importante și urgente (A) totul este clar. Când un manager vă cere să-l puneți în legătură cu șeful atelierului sau când superiorii lui îl sună, acest lucru este urgent și important. Dacă dimineața se dovedește că șeful trebuie să zboare într-o călătorie de afaceri în trei ore, același lucru. Dar dacă, de exemplu, o călătorie de afaceri este într-o săptămână, atunci sarcina trece în a doua categorie - chestiuni importante, dar nu urgente (B).

Ideal piata del A trebuie să fie goală (de aceea avem nevoie de rezerva de timp folosind metoda Alps). În practică, există adesea sarcini a căror dată scadentă a fost ratată sau a fost schimbată brusc.

Pentru cazuri din a doua categorie (B) trebuie stabilite termene. Dacă managerul tău pleacă într-o călătorie de afaceri pe 15, atunci data de 14 este termenul limită pentru ca toate documentele lui să fie gata.

Alți doi categorii de cazuri (D, C) arată destul de misterios: ce înseamnă nu important, ci urgent (C)? Cum este asta? Adesea, ilustrând această matrice, în pătratul C și articolele secunde scrieți cuvântul „instruiți”. Pentru managerul dumneavoastră, acestea sunt chestiuni pe care le poate delega adjunctului său, dumneavoastră, specialiştilor. De exemplu, dacă partenerii apar în pragul sălii de recepție fără un acord prealabil (da, toate întâlnirile trebuie programate din timp, dar acesta este eternul „suntem aici în Sankt Petersburg, am decis să trecem și să vedem și tu”), poți trimite un deputat să-i întâlnească - nu-i da afară pe oameni, chiar. În acest caz, managerul ia rapid o decizie, dă instrucțiuni și uită de incident, tratând astfel o problemă urgentă, dar nu importantă.

CategorieD- lucruri neurgente și neimportante - acestea sunt cele care, dacă este necesar, pot fi pur și simplu tăiate de pe listă. Vrei să rezolvi hârtiile din dulapul tău? Nu au făcut acest lucru de șase luni și, dacă nu ai timp pentru asta acum, atunci nu trebuie să te încordezi și să cauți - o vei da seama când va fi o pauză la locul de muncă. Ei nu merg nicăieri, aceste hârtii. Pentru managerul dvs., astfel de chestiuni pot fi așa-numitele. „pierderi de timp”: citiți un articol într-o revistă sau știri de pe RBC, pentru că toată lumea a citit deja totul, citiți rapoartele bursiere (de ce ar trebui să plătească atunci un broker?), etc. Puteți refuza cu ușurință să faceți oricare dintre aceste lucruri.

Problema unu: șeful nu te lasă în planurile lui

Și totul ar fi atât de simplu dacă nu am avea de-a face cu alți oameni în munca noastră și, în primul rând, cu liderul nostru.

Cea mai mare problemă pe care o puteți întâmpina atunci când vă planificați timpul de lucru al managerului este reticența lui completă de a vă implica în planurile sale. Acest lucru ar părea să contrazică însăși ideea de a avea un asistent pentru un manager. Din păcate, am lucrat odată cu un astfel de șef timp de trei ani și știu direct că astfel de manageri chiar există. Dar acum știu cum să mă descurc cu ei.

După cum am scris de mai multe ori, principala datorie a unui secretar sau asistent este de a-și ajuta managerul să-și îndeplinească sarcinile de serviciu, inclusiv. organizează-și timpul. Dar toate aceste metode și matrice sunt complet inutile dacă nu-ți spune nimic: vine la serviciu în fiecare zi la timpuri diferite, frunze - de asemenea. Sau ar putea dispărea pentru o jumătate de zi, ieșind în grabă din sala de așteptare fără îmbrăcăminte exterioară. S-ar putea chiar să plece în vacanță două săptămâni fără să anunțe pe nimeni, inclusiv adjuncții săi. Nu știi niciodată unde se află în acest moment: se antrenează la sală sau la o întâlnire în deplasare? Nu a venit la muncă pentru că a plecat dimineața la negocieri sau pentru că a dormit?

Zona de recepție este aglomerată de angajați cu acte urgente de semnat, telefonul sună de pe rădăcină și nu poți face nimic pentru a te ajuta nici pe tine, nici pe toți acești suferinzi, pentru că nu știi răspunsul la întrebări, unde managerul este și când va apărea. Și ești deja încurcat în minciuni („Când se vor sfârși toate acestea?”), și, în general, o astfel de neglijare este foarte ofensivă și „este imposibil să lucrezi așa”.

În acest moment, nu numai că nu vă îndepliniți responsabilitățile de serviciu, ci și împiedicați angajații să-și facă treaba, ceea ce înseamnă că trebuie luate măsuri. Care?

Luăm măsuri

1. Ce ar trebui să faci dacă nu îți spune unde merge și pentru cât timp? Întreabă. Cel mai probabil, el va fi enervat de astfel de întrebări. Explicați că acestea sunt dictate doar de necesitatea muncii și nu de curiozitatea voastră inactivă. Doar nu-i reproșați în niciun caz că ți-a ascuns informații. Este mai bine să-l contactați cu o solicitare de a vă informa despre planurile sale.

2. Începeți să-și planificați treptat programul. La sfârșitul zilei, schiță plan brut următoarea zi lucrătoare și să i-o aducă spre aprobare. El poate șterge toate punctele din asta, dar cel puțin vei avea o idee despre planurile lui. În această etapă, este mai bine să nu planificați nimic pentru o săptămână sau mai mult - este inutil.

3. Creați puncte de referință în program . Pentru astfel de puncte, sunt potrivite întâlnirile săptămânale, întâlnirile de planificare de dimineață și orele de semnare a documentelor. Astfel vei ști la ce oră se va afla cu siguranță șeful la birou și vei învăța pe el, pe tine și pe toți angajații să disciplineze.

4. Discutați despre posibilele metode de comunicare dacă managerul nu se află la birou: Este posibil să suni un telefon mobil, să trimiți SMS-uri, să folosești mesagerie instant? El răsfoiește de la telefon mobil e-mail de serviciu?

Sarcina ta nu este doar să primești informații de la el, ci și să stabilești contactul în general. Până nu faci asta, el nu îți va oferi nicio informație. Această sarcină este complexă și necesită multă investiție, atât de timp, cât și psihologică.

Cel mai important lucru: trebuie să fii sigur că ai dreptul să faci toate acestea - pune întrebări, fii conștient de planurile managerului, întocmește-i programul.

De ce se comportă astfel liderii? Motivele pot fi foarte diferite. Poate că ești primul lui asistent și pur și simplu nu este obișnuit să fie nevoit să-și coordoneze programul cu cineva. Sau s-a comportat întotdeauna astfel, iar predecesorilor tăi le era prea frică de el sau nu au perceput o astfel de situație ca fiind problematică, așa că nu au încercat să schimbe nimic.

Problema descrisă este cea mai dificilă pe care o puteți întâlni atunci când planificați ziua de lucru a unui manager. Bineînțeles că mai sunt și altele. Dar atunci când le rezolvi, vei avea un avantaj: nu va trebui să te lupți singur cu ei - liderul va fi aliatul tău.

Problema a doua: totul este prea schimbător

A doua cea mai dificilă situație este atunci când schimbările din exterior interferează constant cu programul tău de lucru. Secretarii conducătorilor marilor întreprinderi (să zicem, fabricile care formează orașe) știu direct ce este. Un program de lucru atent construit poate suferi modificări oricând dacă șeful dvs. este chemat de urgență la oraș, regional sau altă administrație; dacă vorbim de o producție periculoasă, în care poate apărea în orice moment o urgență, care va necesita prezența imediată a unui manager. Nu mai vorbim de investitori, membri ai consiliului de administrație, conducerea superioară, sediul central din Moscova sau Londra, de unde poate veni un apel urgent într-o dimineață. Este imposibil de prezis toate aceste apeluri urgente, deoarece nu au nicio natură ciclică.

Pe de altă parte, dacă, folosind sfatul, rezervați timp liber managerului, atunci există șansa de a reduce la minimum consecințele neplăcute ale unei întreruperi în program. În plus, puteți:

Fiți conștienți de ceea ce se întâmplă în companie. A decis compania să anuleze IPO sau să cumpere un nou câmp promițător? Aceasta înseamnă că călătoriile urgente de afaceri, negocierile care durează câteva zile fără pauză, munca în weekend și noaptea sunt destul de probabile în viitorul apropiat. Trebuie să fii pregătit pentru faptul că această perioadă nu va fi ușoară. Puteți discuta situația cu șeful și puteți delega unele dintre funcțiile sale de rutină unuia dintre adjuncții săi (de exemplu, semnarea documentelor sau aprobarea documentelor în EDMS). Munca de rutină necesită atenție și concentrare din partea managerului și, de asemenea, ocupă destul de mult timp. Dacă îl delegeți temporar, va exista timp liber suplimentar și, poate, el și dumneavoastră nu veți fi nevoiți să lucrați noaptea.
Luați în considerare caracterul sezonier al activităților multor companii, dacă există. Oceanul Arctic nu este navigabil în orice moment al anului. Prin urmare, dacă nava nu părăsește portul Vladivostok spre portul Pevek la o oră strict stabilită, va pleca de acolo abia anul viitor. Aceasta înseamnă că iarna volumul de muncă al lucrătorilor din portul Pevek este semnificativ mai mic decât vara. Adică, timp de șase luni, trebuie să fii în deplină pregătire pentru luptă în fiecare minut, dar apoi timp de câteva luni aproape că te poți relaxa. Dacă compania ta se confruntă cu o astfel de sezonalitate, ar trebui să știi când începe și când se termină cea mai dificilă perioadă și să fii pregătit mental pentru aceasta. În cele mai stresante momente, te poți gândi la cei care nu au sezonalitate: (de exemplu, secretarele medicilor șefi din spitale).
Încercați să înțelegeți cine reprezintă cea mai mare amenințare pentru programul dvs. Nu orice persoană poate influența planurile șefului tău. Sunt puțini astfel de oameni (de exemplu, conducerea superioară, șeful unui oraș sau al unei administrații regionale) și poți încerca să stabilești contactul cu asistenții lor pentru a putea afla despre planurile imediate ale șefilor lor. Este posibil ca asistentul să nu vă spună că „macelul” managerului dvs. este deja în program pentru săptămâna viitoare, pentru că... acest lucru este interzis sau poate el însuși nu știe, dar puteți încerca. La urma urmei, dacă știți că directorul sediului central a plecat în Maldive timp de două săptămâni, vă puteți planifica în siguranță programul, știind că, cu un grad ridicat de probabilitate, nu va fi chemat la Moscova în următoarele două săptămâni.

Pentru a ajuta secretara: tehnici de lucru

Sincronizează-ți programul. Trebuie să aveți un duplicat al programului managerului dvs. Adevărat, va arăta oarecum diferit. Sub fiecare eveniment al zilei, faceți o listă de sarcini pe care trebuie să le îndepliniți pentru acel eveniment. De exemplu:

11:00 Întâlnire cu furnizorii de echipamente.
Amintiți participanților despre întâlnirea viitoare, imprimați materiale, verificați echipamentul în sala de ședințe.

Nu ignora progresul tehnologic. Există, desigur, și în zilele noastre manageri care preferă să țină programele exclusiv pe hârtie. Versiunea pe hârtie are multe avantaje:

Dacă o persoană nu scrie repede, atunci îi este mai ușor să scrie ceva lângă intrare decât să facă modificări în programul electronic;

În cazul unei pene de curent, planificarea pe hârtie nu va merge nicăieri.

Cu toate acestea, dacă șeful tău nu este un conservator prea strict, este mai bine să păstrezi și un calendar electronic, mai ales că multe programe (de exemplu, Microsoft Outlook) îți permit să sincronizezi calendare. În acest fel, dacă managerul tău face modificări în planul tău, le vei vedea imediat. Dacă faci modificări, va ști și el despre asta. În plus, această opțiune este convenabilă dacă șeful nu vă instruiește să-și întocmiți calendarul, ci o face singur. Cu toate acestea, faptul că ar trebui să fii conștient de mișcările lui nu a fost anulat.

Cel mai bine este să creați un program vineri pentru săptămâna următoare și apoi să îl ajustați în fiecare seară pentru a doua zi. Dar ar fi util să compari din nou graficele dimineața, cu o minte proaspătă. Dacă aveți în program întâlniri cu alte persoane, sunați-le sau asistenții lor cu o zi înainte și confirmați din nou că întâlnirea este încă în vigoare.
Dacă mențineți un calendar electronic, va fi convenabil să împărțiți timpul de lucru al managerului în zone. Introduceți toate sarcinile viitoare în zonele roșii și același timp de rezervare despre care am vorbit mai sus în zonele verzi.
Păstrați întotdeauna legătura cu managerul dvs. Chiar dacă se află într-o călătorie de afaceri, la o întâlnire importantă, la o programare la medic - convineți cum îl puteți contacta. În acest fel, dacă apar schimbări neașteptate, îl poți anunța imediat.
Fii pregătit să negociezi. Pentru a crea cel mai convenabil program, pentru a atenua consecințele eșecurilor sale și pentru a nu fi supus unui stres excesiv, va trebui să înveți să negociezi: cu partenerii care doresc să vină la o întâlnire cu managerul tău; cu o colegă care nu vrea să-ți dezvăluie planurile șefului ei; cu propriul tău șef, explicându-i de ce ar fi mai convenabil să faci așa cum sugerezi și nu așa cum dorește el. De fapt, managementul timpului este o sarcină nu numai în domeniul organizării, ci și al comunicării. Deci, dezvoltați abilitățile relevante.

A spune: „Vezi, nu este nimic complicat în planificarea timpului de lucru” ar fi pur și simplu o batjocură - aceasta este o muncă cu adevărat dificilă, în care singurul lucru bun este că, în timp, vei dobândi din ce în ce mai multe cunoștințe și abilități practice, vei dobândi să-ți cunoști managerul și alți oameni mai buni cu care trebuie să lucrezi. Aceasta înseamnă că veți face față din ce în ce mai bine acestei responsabilități.

M.A. Yudakova, secretarul directorului general al TD Polymetal LLC

Asistentul de secretar este o profesie care include multe funcții. Responsabilitățile numeroase și variate ale unui asistent de secretar modern pot fi împărțite (cu un grad de convenție) în două mari grupuri:

Funcții pentru suport documentar al managementului;

Funcții pentru așa-numitele servicii de management nedocumentate.

Îndeplinesc funcțiile de suport de documente pentru management, secretarul-asistent este angajat în pregătirea și executarea documentelor oficiale, organizarea fluxului de documente, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale organizației. De remarcat că în structurile nestatale în care lucrează asistenții de secretariat, în secretariat nu se creează, de regulă, o unitate de birou dedicată; În același timp, locul de muncă al secretarului asistent este de obicei dotat cu mijloace tehnice moderne și este susținut software. Acest lucru vă permite să organizați în mod optim serviciile de birou cu cel mai mic timp de lucru, combinându-l cu îndeplinirea a numeroase alte sarcini.

Funcțiile secretarului-asistent pentru servicii fără hârtie includ: organizarea primirii vizitatorilor, serviciul telefonic, asigurarea odihnei de lucru a managerului, contactele cu personalul companiei și îngrijirea oaspeților companiei, organizarea de întâlniri și negocieri ale managerului, pregătirea afacerilor. excursii pentru manager, organizarea și participarea la întâlniri, controlul executării instrucțiunilor din partea conducerii, organizarea zilei de lucru a managerului, rezervarea timpului, organizarea locului de muncă al managerului, monitorizarea funcționalității și funcționării corespunzătoare a echipamentelor de birou

Sala de recepție este centrul activității companiei, deoarece eficiența muncii managerului depinde de modul în care este organizată munca în camera de recepție.

De mare importanță este organizarea rațională a locului de muncă al secretarului, aria de activitate a acestuia, dotată cu mijloacele necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu.

Suprafața totală a zonei de recepție în care se află secretarul-asistent ar trebui să fie între 12-16 mp. Atunci când alegeți dimensiunea zonei, trebuie să luați în considerare următorii factori:

1) abordări de mobilier și echipamente;

2) amenajarea mobilierului si utilajelor;

3) necesitatea – in unele cazuri – a unor conditii speciale;

4) posibilitatea instalării echipamentelor auxiliare.

Organizarea locului de muncă este un sistem de măsuri pentru dotarea locului de muncă cu mijloace și obiecte de muncă și amplasarea funcțională a acestora. În plus, organizarea locului de muncă presupune luarea în considerare a datelor antropometrice ale executantului și asigurarea unor condiții de muncă care respectă standardele.

Să luăm în considerare opțiunea de a organiza locul de muncă al unei secretare folosind exemplul instituție de învățământ(OU).

Zona de receptie este situata chiar in fata biroului managerului. Locul de muncă al secretarei din zona recepției este situat în stânga intrării și este amplasat astfel încât toți care intră să poată fi văzuți cu ușurință. Zona de recepție conține obiecte necesare muncii: un birou, echipamente de birou, un dulap și un seif pentru depozitarea documentelor. Pentru a crea atmosferă confortabilă, in colturile zonei de receptie se gasesc plante mari dispuse in ghivece decorative. Chiar înainte zona de lucru Secretara are o zonă de primire a vizitatorilor, unde există mobilier confortabil de așteptare.

Locul de muncă este dotat cu un computer al cărui monitor are ecran plat. Toate componentele computerului sunt amplasate pe suporturi speciale și rafturi de birou pentru a elibera în mod optim spațiul de lucru al biroului. Există, de asemenea, un mini-ATS și echipamente de birou aici.

Pe pereții zonei de recepție există o licență de conducere activități educaționale, certificat de acreditare de stat și certificare a instituției. În holul din fața recepției se află un stand de informare unde sunt prezentate actele constitutive: Carta instituției de învățământ, Regulamentul intern al muncii, drepturile și obligațiile elevilor și părinților, precum și alte reglementări locale care reglementează activitățile instituției de învățământ. instituţie. Există și o vitrină cu materiale informative care raportează principalele realizări ale instituției, ale angajaților și studenților acesteia. Pe peretele sălii există informații despre serviciile educaționale oferite de instituția de învățământ, precum și despre serviciile suplimentare cu plată și prețurile acestora. În holul instituției de învățământ există un buletin informativ „Buletin alternativ”, care oferă o idee nu numai despre evenimentele oficiale, ci și despre divertisment, anunțuri, știri și multe altele - informații care vor ajuta vizitatorul să-și facă o idee despre instituție de învățământ și trece timpul de așteptare.

Munca unui asistent de secretar într-o companie modernă din Rusia are propriile sale specificități:

O mare varietate de sarcini cu diferențe semnificative în gradul lor de complexitate, importanță etc.;

O zi de lucru foarte aglomerată;

Necesitatea de a efectua mai multe locuri de muncă în paralel;

Orele suplimentare constante, sarcini neplanificate, nevoia de a sta târziu după încheierea zilei de lucru în caz de muncă urgentă;

Conditii speciale de munca: apeluri telefonice, apeluri etc.

O organizare clară a locului de muncă vă va permite să găsiți documentul solicitat, faceți orice întrebări, efectuați orice operațiune cu documente și faceți mult mai multe într-o zi. Prin urmare, pentru utilizarea rațională a timpului de lucru mare valoare are planificare pentru activitățile secretarului.

Un computer personal poate fi un bun asistent atunci când vă planificați ziua de lucru. Piața de software oferă multe evoluții interesante care îl pun la dispoziție utilizatorului: un calendar, un agendă telefonică, o listă de sarcini, un bloc de note etc. cel mai popular este sistem informatic Microsoft Outlook. Acest program oferă multe oportunități pentru organizare eficientă programul de lucru al secretarului și al conducătorului acestuia. Microsoft Outlook vă ajută să lucrați cu mesaje, persoane de contact, să vizualizați documente comune și, de asemenea, vă permite să planificați întâlniri, călătorii și să organizați sarcini, să urmăriți activitățile dvs. și ale angajaților dvs.

Planul zilei de lucru al secretarului (folosind exemplul unei instituții de învățământ).

8:30 - sosire la serviciu

8 45 -vizionarea corespondenței primite

9 00 - întâlnire operațională cu directorul (primirea sarcinilor pentru ziua)

10 00 - lucru cu documente (pregătirea scrisorilor, documente curente)

12 00 - trimiterea documentației de ieșire (prin fax, e-mail, curier)

13 00 - pauza de masa

14 00 - lucrul cu managerul (semnarea documentelor, pregătirea proiectelor de documente etc.)

16 00 - verificarea implementării planului de lucru pentru ziua curentă, efectuarea ajustărilor, întocmirea unui plan de lucru pentru ziua următoare, pregătirea unui plan de acțiune pentru manager

În timpul zilei - preluarea apelurilor telefonice, primirea vizitatorilor, efectuarea instrucțiunilor de urgență de la manager

17:30 - Finalizarea lucrărilor, oprirea echipamentelor de birou, verificarea geamurilor, repunerea documentelor la locul lor.

Desigur, o astfel de planificare este aproximativă, deoarece fiecare zi își poate face propriile ajustări, dar secretarul aderă la această rutină zilnică pentru utilizarea rațională a timpului său de lucru.

Este ușor să trimiți munca ta bună la baza de cunoștințe. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

Postat pe http://www.allbest.ru/

Departamentul Discipline Profesionale Speciale și Generale

Lucrări de curs

studenți cu normă întreagă

Organizarea programului de lucru al secretarei

Moscova 2013

Introducere

1.2 Planificarea zilei de lucru

1.6 Recepția biroului

Concluzie

Introducere

Secretarul este mâna dreaptă a managerului, un angajat care deține informații operaționaleși ținerea la curent cu afacerile curente ale companiei, firmei, organizației, întreprinderii sau instituției. Secretarul este una dintre cele mai comune profesii din lume. piata moderna muncă. Nicio organizație nu poate funcționa fără un secretar.

Pentru ultimii ani profesia de secretar a suferit schimbări semnificative. Dacă recent se obișnuia să se numească secretarul „fața companiei”, astăzi el poate fi deja comparat cu mâna dreaptă manager care reglementează diverse procese de producție. La noi, cererea de secretare calificate a crescut brusc. Acest lucru se datorează în primul rând apariției unui număr mare de structuri.

Astăzi, în organizațiile și întreprinderile de diferite forme organizatorice și juridice, există multe tipuri de profesii de secretariat. Responsabilitățile personalului de secretariat sunt foarte variate.

Unul dintre tipurile de profesie de secretariat se numește secretar asistent. Un secretar-asistent este confidentul unui manager care deține anumite informații și își eliberează șeful de munca curentă pentru a-i oferi posibilitatea de a se concentra pe rezolvarea principalelor probleme ale întreprinderii. Datorită muncii asistentului de secretariat, managerul se poate concentra cât mai mult pe îndeplinirea sarcinilor sale profesionale.

Astfel, secretarul trebuie să poată efectua toate tipurile de muncă: de la cele mai simple tehnice până la creative. Dar munca sa se distinge prin cel mai înalt profesionalism, prezența unor tipuri de lucrări de referință legate de colectarea, analiza, prezentarea materialelor și pregătirea documentelor, cunoașterea liberă. limbi straineși cunoștințe impecabile de tehnologie informatică. Secretara este un asistent al managerului foarte educat, talentat creativ, foarte profesionist, în care are întotdeauna încredere și pe care se poate baza complet atunci când îndeplinește sarcini de orice complexitate.

1. Organizarea programului de lucru al secretarei

1.1 Organizarea locului de muncă al secretarului

Îndeplinesc funcțiile de suport de documente pentru management, secretarul asistent este angajat în pregătirea documentelor oficiale, organizarea fluxului de documente, stocarea și utilizarea documentelor în organizație.

Funcțiile secretarului asistent (pentru servicii fără hârtie) includ: organizarea primirii vizitatorilor, serviciul telefonic, asigurarea odihnei de lucru a managerului, contactele cu personalul companiei, organizarea de întâlniri și negocieri ale managerului, pregătirea călătoriilor de afaceri pentru manager, organizarea și participarea la ședințe, monitorizarea executării instrucțiunilor conducerii, organizarea zilei de lucru a managerului, rezervarea timpului, organizarea locului de muncă al managerului.

Zona de lucru - spațiu la un loc de muncă staționar în plan orizontal sau vertical, în care un angajat poate efectua munca fără a se deplasa.

Principala cerință pentru o amenajare rațională a locului de muncă este să economisiți timp în căutarea de unelte și obiecte de muncă și să reduceți efortul fizic al angajatului. Pentru a face acest lucru, trebuie să urmați următoarele reguli:

Nu ar trebui să existe nimic inutil pe suprafața de lucru a mesei;

Fiecare articol trebuie să aibă propriul loc, deoarece aranjarea lor dezordonată provoacă mișcări inutile și pierdere de timp;

Rechizitele de birou (creioane, pixuri, agrafe etc.) trebuie depozitate într-un sertar de birou cu separatoare speciale;

Toate mijloacele tehnologice de comunicație ar trebui să fie amplasate în stânga sau pe un suport special, astfel încât să le poți folosi cu mâna stângă, lăsând dreapta liberă să lucreze;

Documentele cu care lucreaza secretara sunt amplasate intr-o zona care sa le permita vizualizarea este indicat sa ai in cutia pentru documente tavi sau compartimente speciale;

1.2 Planificarea zilei de lucru

Cea mai importantă sarcină a secretarului este de a ușura managerul și de a ajuta la distribuirea rațională a unei astfel de resurse precum timpul. Secretarul trebuie să-l ajute pe manager să-și folosească ziua de lucru în mod eficient. Prin urmare, este foarte important ca un secretar să-și planifice ziua de lucru.

Secretarul este obligat să elibereze pe cât posibil managerul de munca pregătitoare, tehnică și anumite tipuri de activități organizatorice curente și să-i faciliteze semnificativ munca managerială. Pentru a face acest lucru, secretarul trebuie să cunoască bine rutina zilnică a managerului și să aibă o idee clară despre planurile sale pentru săptămâna sau luna următoare. Deoarece datoria secretarului este să monitorizeze implementarea acestor planuri, să organizeze sau să reamintească despre viitoarea întâlnire, întâlnire, negocieri, raport etc., planul de zi de lucru al secretarului depinde în mare măsură de planurile de lucru ale managerului. Atunci când își organizează timpul de lucru, secretarul procedează în primul rând din ierarhia importanței și calendarului sarcinilor cu care se confruntă managerul.

Atribuțiile secretarului includ munca zilnică pe care trebuie să o îndeplinească: primirea zilnică dimineața a corespondenței, prelucrarea acesteia, menținerea unui dosar de control, organizarea documentelor în dosare etc. Aceste tipuri de muncă zilnice, săptămânale și lunare repetate în mod regulat vor sta la baza planului de lucru personal al secretarului.

Când planificați o anumită zi de lucru, notați mai întâi activitățile recurente, de exemplu:

Punerea in ordine a locului de munca al managerului;

Pregătirea locului de muncă pentru muncă;

Procesarea faxurilor primite, e-mailși alte corespondențe;

Vizualizarea fișierului de control;

Raportează managerului cu privire la treburile curente, clarificarea planului său de lucru.

Avantajul planificării este că o persoană determină sfera muncii sale. Știe ce trebuie să facă, când și de ce. Întrucât formularea sarcinilor principale este sub ochii tăi, o nouă zi plină de muncă nu mai arată gri și dificilă, ci planificată și gestionabilă. Persoana are informațiile, așa că este gata să facă treaba.

1.3 Conditii de munca pentru eficientizarea muncii secretarului

Conditiile de munca sunt un ansamblu de elemente (factori) ai mediului de productie si a procesului de munca care influenteaza starea functionala a organismului uman - sanatate, performanta.

Condițiile de muncă sunt reglementate prin acte legislative uniforme, reglementări, standarde, abilități, satisfacție față de muncă și eficacitatea acesteia. Munca pentru crearea unor condiții de muncă favorabile trebuie să fie cuprinzătoare și sistematică. Începutul formării lor este pus la proiectarea întreprinderilor și instituțiilor.

Se pot distinge următoarele grupuri de factori privind condițiile de muncă:

Sanitar și igienic, care caracterizează microclimatul, iluminatul, zgomotul;

Estetică, inclusiv decorarea colorată a interioarelor, amenajarea spațiilor de birouri, utilizarea tablourilor și a operelor de artă aplicată în interioarele spațiilor;

Psihofizic, asociat cu punerea în aplicare a măsurilor psihofizice care oferă condiții pentru o activitate extrem de eficientă și pentru păstrarea sănătății angajaților (intrarea treptată în muncă, ritmizarea muncii, alternarea muncii și odihnă, schimbarea formelor de activitate și o serie de alți factori );

Socio-psihologic, legat de implementarea măsurilor care vizează dezvoltarea pregătirii psihologice a unei persoane de a lucra cu noi tehnologii, la diferite tipuri de inovații, crearea unui climat psihologic normal în echipă, stabilirea de relații normale între manager și subordonați, în special cu utilizarea principiilor de comunicare dezvoltate de managerii de știință și practică cu subalternii.

După cum știți, principala modalitate de a crește productivitatea oricărei forțe de muncă este mecanizarea acesteia, iar astăzi automatizarea. Având în vedere varietatea de funcții ale unui secretar, se acordă o importanță deosebită automatizării și mecanizării locului său de muncă. Aceste instrumente pot reduce semnificativ costurile cu forța de muncă și timpul de elaborare, procesare, căutare, stocare și transmitere a documentelor. Prin urmare, locul de muncă al secretarei trebuie să fie echipat corespunzător cu echipamente de birou.

1.4 Echipamente și echipamente ale locului de muncă

Eficiența muncii este influențată decisiv de dotarea locurilor de muncă cu mijloace tehnice pentru îndeplinirea diferitelor sarcini, echipamente de comunicații și mobilier de birou – așa-numitele echipamente de birou. Se disting următoarele tipuri de mijloace de muncă:

Instrumente de pregătire a documentelor: mașini de scris, înregistratoare vocale, mijloace de copiere și duplicare a documentelor, pixuri automate, creioane;

Mijloace de depozitare și grupare a documentelor: mijloace de prindere a documentelor, rafturi pentru depozitarea documentelor, mașini pentru distrugerea documentelor inutile;

Instrumente pentru efectuarea operațiilor de calcul: rigle de calcul, microcalculatoare, calculatoare mecanice;

Mijloace de asigurare a comunicării operaționale: comunicații telefonice, comunicații radio, tablouri de director care vă permit să purtati o conversație cu mai mulți abonați în același timp, robote telefonice etc.;

Mobilier de birou și echipamente speciale pentru locurile de muncă din spațiile de birouri.

Atunci când alegeți un anumit tip de echipament, este necesar să se țină seama de natura operațiunilor efectuate, de volumul și complexitatea muncii și de relațiile de servicii dintre angajații individuali și diversele servicii. Ar trebui să alegeți opțiunea care vă permite să faceți treaba mai economic.

Atunci când rezolvă problema alegerii anumitor echipamente de birou și fezabilitatea implementării lor în procesele de muncă, acestea iau în considerare nu numai avantajele, ci și costurile.

Locul de muncă al secretarului trebuie să includă dulapuri pentru documente și literatură de referință. Pentru a economisi spațiu de lucru, astfel de dulapuri pot fi amplasate pe un perete sau un perete despărțitor lângă desktop. Pentru a asigura siguranța documentelor, dulapul de dosar trebuie să fie încuiat cu cheie. În cazul în care secretarul păstrează

si documente constituind secret comercial, este mai bine să-și echipeze locul de muncă cu un seif special pentru documente.

1.5 Planificarea rațională a timpului și a muncii

„Un secretar bun dublează eficiența șefului său. O secretară proastă o reduce la jumătate”

T. Conellan

Munca unei secretare este strâns legată de planificarea timpului de lucru. În același timp, de calitatea acestor procese depind nu numai eficacitatea propriilor activități, ci și succesele de lucru ale superiorilor săi și, uneori, eficacitatea funcționării întregii organizații ca un singur mecanism. Lucrând ca asistent manager, secretarul trebuie să țină cont în mod constant de o cantitate imensă de informații, un plan de activități și evenimente etc. Un punct important în sistemul de planificare este controlul asupra utilizării raționale a timpului de lucru. Secretarul adjunct trebuie să aibă capacitatea de a separa importantul de ceea ce nu este important. Există reguli „de aur” pentru planificarea orelor de lucru.

Obiectivele și proiectele ar trebui împărțite în porțiuni mici și finalizate pe o perioadă destul de lungă de timp, dedicându-i aproximativ două ore acestei lucrări în fiecare zi. La atingerea primului obiectiv intermediar vor apărea anumite rezultate care vor stimula îndeplinirea sarcinilor rămase.

Dacă în prealabil, de exemplu la începutul lunii, rezervi anumite blocuri de timp în calendarul tău de lucru pentru implementarea demersurilor tale și le percepi ca întâlniri sau întâlniri pre-planificate și, în plus, marcați-le cu același marker colorat ca folosești pentru a-ți indica toate sarcinile, atunci acest lucru te va stabili din punct de vedere psihologic să fii obligat să le îndeplinești.

„Ora dimineții ne dă aur”. Ceea ce este realizat în avans creează un sentiment de adevărat succes; rezultat munca timpurie nimeni nu ți-o poate lua sau s-o strice. Secretul succesului este că dimineața devreme trebuie să îndepliniți una sau alta sarcină importantă.

1.6 Recepția biroului

Zona de recepție a biroului este centrul activității companiei, inima acesteia. Managerul nu va putea face față muncii dacă munca de recepție este prost organizată. Persoana principală din zona de recepție este secretara. Din ce în ce mai mult, funcția de secretar este chiar combinată cu funcția de director de birou.

Sala de recepție este centrul activității companiei, deoarece eficiența muncii managerului depinde de modul în care este organizată munca în zona de recepție. Calitatea muncii de primire este direct legată de organizarea competentă a spațiului intern al companiei în general și a spațiului de primire în special. Viteza cu care problemele sunt rezolvate și impresia generală a companiei în rândul clienților, clienților și partenerilor săi de afaceri depind de locul în care se află zona de recepție, de modul în care este echipată și de designul interioarelor sale. De aceea, problemele de organizare a spațiului de birouri sunt acum de interes pentru toți managerii gânditori. In primul rand trebuie sa ai grija de zona de receptie, care sa faca o impresie favorabila vizitatorului, intrucat zona de receptie este locul primului contact cu firma (organizatie, institutie). Zona de recepție trebuie să fie suficient de spațioasă, cu un interior bine organizat, zone de așteptare, cu anunțurile necesare și, dacă este posibil, produse care caracterizează direcția companiei. Secretarul trebuie să fie capabil să întâmpine vizitatorii, să fie politicos și prietenos pentru a asigura eficiența întâlnirii sau a netezi situațiile dificile. Amabilitatea, claritatea și caracterul complet al răspunsurilor la întrebări formează prima impresie a companiei în ansamblu. În plus, în zona de recepție trebuie să existe un loc pur fizic pentru a găzdui echipamentele adecvate ale locului de muncă al secretarei, pentru documentele muncii curente de birou, pentru echipamentele de birou necesare și, bineînțeles, pentru vizitatorii companiei.

Organizarea locului de muncă al unui secretar, ținând cont de cerințele organizării științifice a muncii pentru amenajarea și întreținerea acestuia, precum și luând în considerare cerințele și posibilitățile de utilizare a echipamentelor moderne de birou, echipamentele și echipamentele sale sunt o condiție necesară pentru atingerea nivelului ridicat. eficiența, eficiența și calitatea muncii, menținând eficiența pe toată durata zilei de lucru, oferind un serviciu de secretariat cu adevărat util.

Concluzie

În concluzie, aș vrea să spun despre calitățile personale ale secretarului și rolul său în lucrul cu managerul.

Factorii importanți pentru succesul muncii unui secretar personal sunt capacitatea de a se comporta cu oamenii, capacitatea de a crea o impresie care crește autoritatea managerului. Secretarul trebuie să fie o verigă importantă în sistemul de contacte al managerului său, asigurând o comunicare eficientă și adoptarea la timp a măsurilor necesare. Secretarul este reprezentantul personal al managerului său, iar îndeplinirea acestui rol cheie necesită capacitatea de a face o impresie favorabilă angajaților organizației și reprezentanților altor companii. Indicatori importanti Cultura de comunicare a secretarei este politețea, corectitudinea și bunăvoința. Secretara trebuie să stăpânească expresiile faciale, intonațiile vocii și gesturile. Delicatese, curtoazie în relațiile cu vizitatorii și angajații, o anumită cantitate de artă - toate acestea asigură munca de succes a unei secretare.

Rolul secretarului managerului, așa cum este definit în broșura Asociației Europene a Secretarilor Profesionali, este de a cunoaște esența activităților managerului său și de a putea prelua o parte semnificativă a acestei activități. Una dintre sarcinile principale ale unui secretar este capacitatea de a acționa ca mediator între manager și angajați. El trebuie să depună toate eforturile pentru a crea relații de afaceri favorabile între manager și alți angajați. Cunoscând programul de lucru și natura managerului, secretarul îi poate ajuta pe angajați în organizarea unei recepții cu managerul lor, poate ajuta la întocmirea cutare sau acela document sau pentru a satisface o cerere personală. Uneori, secretarul trebuie să vorbească în numele managerului. Este foarte important să poți da politicos și clar instrucțiunile necesare și să monitorizezi implementarea acestora. În același timp, relațiile familiare cu angajații, manifestările de aroganță, birocrație sau indiferență sunt inacceptabile. Secretarul adjunct trebuie să fie caracterizat prin inițiativă și capacitatea de a accepta decizii independente. O secretară prietenoasă, corectă, cu un aspect și maniere plăcute este visul fiecărui manager.

secretar asistent de munca

Lista literaturii folosite

1. Steniukov M.V. Munca de birou. Organizarea documentatiei suport pentru management. M.: A-PRIOR, 2009. 176 p.

2. Romanina L.A. Suport de documentare pentru management. M.: Academia, 2012. 224 p.

3. Andreeva V.I. Munca de birou. Organizare si management: manual. Ed. a 3-a, revizuită. Și suplimentar M.: KnoRus, 2010. 45 p.

4. Veselov P.V. Profesie - secretar. M.: 1994.

5. Din anul 2002 apare revista „Secretar-Referent”.

6. Revista " Tehnologii moderne munca de birou și fluxul de documente”.

Postat pe Allbest.ru

...

Documente similare

Responsabilitati functionale si rol in formarea structurii corporative a asistentului-secretar; organizarea optimă a locului de muncă și a timpului său. Studierea mecanismelor de interactiune dintre manager si secretar. Caracteristicile lucrului cu vizitatorii în zona de recepție.

lucrare curs, adaugat 15.09.2013

Munca unui secretar în furnizarea de servicii documentare și non-documentare managerului. Organizarea rațională a locului de muncă. Raționalizarea informațiilor și a muncii analitice și planificarea zilei de lucru. Crearea unui post de lucru automat pentru secretariat.

teză, adăugată 20.10.2013

Studierea activitatilor secretarei in zona de receptie a managerului, tinand cont de conditiile de functionare. Organizarea locului de munca si a programului de lucru al secretarei. Lucrul cu vizitatorii în zona de recepție. Conducerea conversațiilor de afaceri. Organizare de negocieri, intalniri, intalniri de afaceri.

lucrare de curs, adăugată 24.06.2010

Efectuarea unei analize cuprinzătoare și cuprinzătoare a ergonomiei locului de muncă al secretarului managerului folosind exemplul MKU „Centrul de sprijin contabil al instituției de învățământ municipale din districtul Ordzhonikidze” și elaborarea de recomandări de bază pentru optimizarea locului său de muncă.

teză, adăugată 28.08.2011

Cerințe moderne pentru organizarea locurilor de muncă ale personalului. Organizarea locului de muncă al secretarului, ținând cont de cerințele organizării științifice a muncii pentru amenajarea și întreținerea acestuia. Echipamente și echipamente ale locului de muncă, cerințe pentru iluminare rațională.

lucrare curs, adăugată 31.03.2013

Responsabilitățile postului secretară, organizarea locului de muncă. Analiza și cercetarea principalelor mijloace tehnice moderne pe care le poate folosi un secretar pentru a îmbunătăți procesul organizatoric din birou. Tehnologii de internet în munca unei secretare.

lucrare de curs, adăugată 09.03.2012

Structura organizatorică a agenției de turism „Altair”. Definirea obiectivelor si principiilor organizare ergonomică locurile de muncă ale personalului. Analiza atribuțiilor profesionale și a programului de lucru al secretarului pentru amenajarea cât mai eficientă a locului său de muncă.

test, adaugat 20.10.2010

Mecanismul de interacțiune dintre directorul și secretarul întreprinderii, rezolvând problemele asociate cu interacțiunea lor. Funcțiile secretarului șefului întreprinderii în conditii moderne management. Interacțiunea dintre manager și secretar în practica judiciară.

lucrare de curs, adăugată 13.11.2010

Calitățile de afaceri și personale ale unui asistent de secretară. Responsabilitatile secretarului pentru serviciile documentelor. Portretul social și domeniile de activitate ale secretarului Idel-Press. Raționalizarea activităților secretarului în suportul managementului documentelor.

teză, adăugată 03.03.2011

Mecanism de gestionare a timpului de lucru al șefului departamentului de selecție a personalului INCOM-Real Estate Sevastopolskoe LLC. Conținutul muncii managerului și structurarea costurilor timpului său de lucru. Recomandări pentru utilizarea timpului de lucru al managerului.