Descărcați formularul de fișă de traseu
Foaie de traseu- Asta document care reglementează calea de livrare mărfuri către clienți. Acest document este folosit de șoferi, reprezentanți de vânzări, curieri, poștași și persoane cu alte profesii care livrează mărfuri în mai multe puncte într-o singură zi.
Tabelul de rută nu numai că vă permite să vedeți adresa următoarei sosiri, ci și în mod semnificativ ușurează munca lucrător. Conține o serie de elemente utile care nu trebuie reținute.
Daca completezi corect toate celulele disponibile, la sfarsitul zilei de lucru, saptamanii si lunii poti analiza munca depusa si o optimiza pentru a reduce costurile si a creste profitul.
Descărcați formularul fisei de traseu:
Descrierea tabelului
Formularul de fișă de traseu este opțional și document oficial. Prin urmare el supuse modificării la latitudinea fiecărui manager de companie. Nu vă recomandăm să eliminați nimic sau să adăugați un număr mare de articole - acest lucru va complica procesul de umplere și va adăuga erori.
În fiecare zi traseul pentru mâine este completat de către logistician sau reprezentantul însuși, în funcție de specificul lucrării. Traseul poate fi întocmit mai devreme în conformitate cu solicitările clienților, dar în seara zilei precedente trebuie tipărit și verificat, corectând erorile.
Important! Documentul cu articolele completate este tiparit si predat angajatului care va efectua livrarile. La sfârșitul zilei, foaia de traseu cu semnătura șoferului este returnată la birou și merge la arhive— dosar „Fișe de itinerar” pentru luna corespunzătoare. Toate formularele sunt colectate într-un singur loc și în ordine, astfel încât, dacă apar întrebări, puteți restabiliți informațiile necesare.
Pentru confortul de a lucra pe computer, documentul este împărțit pe zi în partea de jos a fiecărei pagini, ceea ce vă permite să completați o pagină nouă în fiecare zi, fără a șterge informații din cea actuală. La sfârșitul lunii, puteți descărca din nou formularul de fișă de traseu și îl puteți salva pe cel completat indicând numele lunii - informațiile despre livrările finalizate pot fi utile în viitor.
Completarea fisei de traseu
Înainte de a pleca spre traseu Trebuie completate următoarele elemente:
- Șofer- prenume și inițiale
- Data- ziua livrarii
- Indicatii la începutul traseului - kilometrajul vehiculului înainte de plecare
- Combustibil rămas- cantitatea de combustibil disponibilă în rezervorul de gaz la momentul începerii lucrului
- Responsabil— persoana care a introdus această adresă în tabel (se completează dacă diferite persoane au acces la o singură fișă de traseu și stabilesc livrările)
- Auto- marca mașinii, numărul de înmatriculare
- chitanta nr.- numărul de serie al comenzii
- Adresa de livrare, ora preliminara, conditii- unde să-l iei și aproximativ la ce oră trebuie să fii acolo (este mai bine doar „înainte de prânz” sau „după prânz”)
- Suma de livrare, crestere- costul serviciilor, dacă este necesar și plătit
- Note, dacă este cazul
Șofer în timpul zilei de lucru completează independent in itinerariu:
- Timp și kilometraj sosiri si plecari din punct
- Kilometraj total la sfârşitul zilei
- Combustibil rămasși citirile contorului de parcurs (km)
- Alte semne, inconsecvente, situatii controversate
Formularul fisa de traseu nu este singurul document pe care livratorul trebuie sa il aiba la el. Trebuie să fie și imprimat bonuri de vânzare sau facturi, care va fi semnat și ștampilat de către destinatarii mărfurilor. La sfârșitul zilei de lucru (sau dimineața la primirea unei noi foi de traseu), șoferul predă toate bonurile de vânzare către logistician (șef de birou), care le arhivează și într-un dosar separat.
Fișa de traseu se completează atunci când angajații întreprinderilor și organizațiilor trebuie să își confirme cheltuielile de transport efectuate în procesul de îndeplinire a sarcinilor legate de muncă. În acest caz, pot fi suportate cheltuieli atât pentru plata benzinei pentru vehiculul personal al angajatului, cât și pentru plata biletelor de călătorie pentru transport public.
Ulterior, o fișă de traseu, cuplată cu un raport de utilizare numerar devine baza pentru plata compensației angajatului în conformitate cu cheltuielile sale și servește și ca document contabil și fiscal.
Cine are nevoie de o foaie de traseu
Întocmirea acestui document este necesară șoferilor, angajaților serviciului de curierat, reprezentanților de vânzări, contabililor, avocaților, directorilor de vânzări etc. Aceste categorii de muncitori sunt cele care se deplasează cel mai adesea prin oraș în scopuri de afaceri. În plus, foile de traseu sunt folosite de acei călători de afaceri care pleacă în călătorii de afaceri cu propriile mașini.
În unele cazuri, pe lângă semnificația fiscală, conducerea organizațiilor are nevoie de foi de traseu pentru a analiza traseele angajaților în vederea găsirii celor mai optime, cele mai scurte rute, care la rândul lor pot reduce semnificativ costurile întreprinderii pentru circulația angajaților prin oraș.
Procedura de emitere a foilor de traseu
Forma fișei de traseu este aprobată în politica contabilă a organizației. Frecvența (zilnic, săptămânal, lunar), precum și ordinea executării acesteia, sunt de asemenea prescrise aici.
Este de remarcat faptul că, pentru a recunoaște cheltuielile suportate de un angajat în călătoriile de afaceri, este necesar nu numai să se întocmească corect foaia de traseu, ci și să se atașeze și alte documente justificative ca atașamente separate. În special:
Cheltuielile sunt verificate de specialiști din departamentul de contabilitate, după care documentul este depus la semnătură managerului, iar apoi depus pentru rambursarea sau rambursarea sumei contabile. Plățile suplimentare către angajații care folosesc vehicule personale atunci când călătoresc pentru serviciu sau care folosesc transportul public sunt considerate cheltuieli de organizații și afectează direct impozitarea la calculul impozitului pe venit.
Formă unificată Nu există o foaie de traseu; întreprinderile și organizațiile pot dezvolta un șablon de foaie de traseu pe cont propriu sau îl pot scrie în formă liberă. Principalul lucru este că trebuie să includă toate călătoriile în ordine, săvârșite de un angajat într-o anumită perioadă de timp, indicând obiectivele acestuia, precum și link-uri către documente primare. Poate fi întocmit fie pe o coală normală A4, fie pe antetul companiei.
Itinerarul trebuie întocmit în dublu exemplar, dintre care unul este transferat departamentului de contabilitate al organizației, al doilea rămâne în mâinile angajatului. Nu este nevoie să-l certificați cu un sigiliu, deoarece se referă la fluxul de documente intern.
Instructiuni pentru completarea fisei de traseu
Fișa de traseu este întotdeauna scrisă conform regulilor standard de lucru de birou, deci nu ar trebui să provoace dificultăți deosebite. Acest eșantion examinează foaia de traseu, care este întocmită de șofer pe baza rezultatelor călătoriilor sale prin oraș într-o singură zi.
După completarea foii de traseu
După ce fișa de traseu este întocmită și certificată corespunzător, aceasta devine document fiscal și contabil. În cazul controalelor fiscale, acest document poate fi atras și în atenția autorităților de reglementare.
Pe lângă foaia de traseu, autoritățile fiscale pot solicita și alte documente primare, inclusiv bilete de călătorie, documente de plată de la benzinării și borderouri.
În plus, controlorii vor compara respectarea responsabilităților de muncă ale angajaților și mișcările acestora. Este puțin probabil ca deplasarea unui contabil la o bancă sau deplasarea unui avocat în instanță să ridice întrebări, așa că astfel de subtilități trebuie să fie luate în considerare.
Reguli de înregistrare și păstrare a foilor de parcurs
O scrisoare de transport este un document foarte important pentru transportul oficial. Dacă proprietarul mașinii este o organizație, acest document confirmă dreptul de a conduce dacă mașina este privată, dar este utilizată în scopuri de muncă, ajută la calcularea costurilor. Multe servicii verifică tichetele: Serviciul Federal de Taxe, Inspectoratul de Stat pentru Siguranța Circulației și Inspectoratul de Muncă. Cum să completați corect acest document și să evitați eventualele sancțiuni pentru greșeli, ținând cont de modificările recente ale legislației? Răspunsuri în materialul PPT.ru.
Așa-numitele „vouchere” sunt documente contabile primare care trebuie păstrate de toate organizațiile și antreprenorii individuali care operează vehicule. În același timp, persoanele juridice și întreprinzătorii individuali care prestează servicii de transport de mărfuri sau persoane sunt obligați să utilizeze formulare unificate ale acestor documente. Formă nouă, conform căreia se completează scrisoarea de parcurs 2018, a fost aprobată în urmă cu douăzeci de ani prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 nr.78. Este încă relevant, deși de-a lungul anilor a fost modificat de multe ori de diferite feluri. Ultima dintre ele a fost introdusă de Ministerul Transporturilor prin ordinul nr. 476 din 7 noiembrie 2017. Datorită acestor modificări, din 15 decembrie 2017, pe borderoul de parcurs trebuie să fie indicate informații suplimentare despre proprietarul vehiculului. Deci, antreprenorii individuali trebuie să-și indice OGRI, iar organizațiile - OGRN.
În funcție de tipul de vehicul și de domeniul lor de aplicare, trebuie să îl utilizați diferite tipuri borderouri. Astfel, au fost dezvoltate noi forme separate pentru:
Procedura de emitere a foilor de parcurs este stabilită prin Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 N 152, care este în vigoare astfel cum a fost modificat la 7 noiembrie 2017, care a intrat în vigoare la 15 decembrie 2017. Conturile de transport sunt luate în considerare într-un jurnal special. Să aruncăm o privire mai atentă asupra modificărilor survenite la borderourile în 2018 și a modului de întocmire a acestui document, astfel încât inspectorii de la autoritățile fiscale și de la poliția rutieră, care se uită cel mai adesea la acest document, să nu aibă întrebări.
Noul formular de scrisoare de parcurs
O scrisoare de parcurs a vehiculului este necesară atunci când orice vehicul pleacă în scop de serviciu, indiferent dacă este mașina proprie a organizației sau una închiriată. Cerințe stricte pentru realizarea acestui lucru document primar stabilit doar pentru firmele de transport auto, cu toate acestea, pentru toate celelalte este un document de strictă responsabilitate și trebuie să conțină detalii obligatorii. În 2018, au existat mai multe astfel de informații - la sfârșitul anului 2017, oficialii au adăugat obligația de a indica în bordeiul de parcurs informații despre șoferul supus controlului înainte de călătorie a stării tehnice a mașinii. În plus, ștampila rotundă obligatorie de pe formularul emis a fost desființată.
Dacă o formă unificată nu este potrivită pentru o organizație, aceasta își poate dezvolta propria versiune, care trebuie să țină cont de toate detaliile obligatorii și indicatorii necesari. Utilizarea noului formular trebuie să fie indicată în politica contabilă a organizației, așa cum este definită în paragraful 4 din PBU 1/2008. Nu uitați că regulile reglementate de articolul 9 din Legea federală din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ privind contabilitatea se aplică și documentelor primare de raportare strictă.
Astfel, noile borderouri pentru anul 2018 trebuie să conțină următoarele informații:
Documentul trebuie certificat prin semnătura dispecerului care l-a eliberat și a șefului organizației. Sigiliul trebuie aplicat numai acelor organizații care îl folosesc în conformitate cu Carta lor. Formularul se întocmește într-un singur exemplar și se dă șoferului. După aceasta, acesta trebuie returnat persoanei împuternicite împotriva semnăturii în acest caz, se consideră închis și merge la departamentul de contabilitate; Din acest moment, trebuie să aflați de ce sunt necesare borderouri.
Cine are nevoie de borderouri și de ce?
Caminele, ca și înainte, sunt necesare pentru ca organizațiile să controleze mișcarea vehiculelor, calculează salariileșoferi, înregistrarea consumului de combustibil, calculul deprecierii unui autoturism, contabilizarea costurilor totale de transport. În plus, în cazul în care un șofer aflat în transportul oficial este oprit de un inspector de poliție rutieră pentru verificarea documentelor, acest document confirmă valabilitatea călătoriei, legalitatea transportului de mărfuri și pasageri și indică faptul că vehiculul este în stare bună, iar șoferul are dreptul de a-l conduce. Dacă nu există un voucher disponibil, va trebui să plătiți o amendă administrativă în conformitate cu articolul 12.13 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse.
Procedura de inregistrare si exemplu de completare a unei scrisori de parcurs
Dispecerii sunt responsabili pentru completarea acestui formular pentru vehiculele din organizațiile de transport cu motor, în timp ce în alte companii poate fi pur și simplu un angajat autorizat să elibereze vehiculele pentru călătorie. Asemenea responsabilități trebuie delegate prin ordin al șefului organizației, întrucât cel care completează documentul este responsabil pentru erorile comise în acesta. Uneori, șoferii înșiși sunt responsabili pentru emiterea foilor de parcurs, dar regula generala, șoferii trebuie să completeze doar partea lor din document - să înregistreze datele privind kilometrajul mașinii în conformitate cu indicatoarele instrumentelor din mașină.
Puteți emite un voucher pentru un zbor sau zi lucrătoare sau pentru o lună întreagă. În plus, formularul unificat oferă posibilitatea de a extinde valabilitatea acestui document, deoarece pot apărea diverse situații cu un vehicul pe zboruri, iar conducerea fără scrisoare de parcurs este o încălcare.
Foaia de parcurs, a cărei formă este unificată, este împărțită în mai multe forme diferite, în funcție de tipul de vehicul. Aceste formulare diferă în ceea ce privește conținutul și cerințele de completare. Le-am adunat într-un tabel, astfel încât fiecare organizație să poată naviga și să aleagă pe cea de care are nevoie.
Exemplu de fișă de traseu
Multe întreprinderi au călătorii de afaceri, care poate fi permanentă și direct legată de muncă. În astfel de cazuri trebuie întocmit o fișă de traseu, care să conțină toate informatiile, tangent la traseul dezvoltat pentru angajat.
Scopurile compilarii
Cel mai adesea, munca de călătorie este necesară pentru a vinde un produs, a studia starea cererii sau, dimpotrivă, pentru a rezolva o problemă de cumpărare. Pe baza acesteia, foaia de traseu are urmărind obiective:
Pentru ce este?
Pe baza scopurilor fișei de traseu, putem concluziona că este necesar pentru a planifica corect o călătorie de afaceri și a face un traseu. De asemenea, pentru șofer este un sigur foaie de înșelăciune, care indică la ce adresă și ce trebuie livrat.
În plus, contabilitatea și managementul necesită o fișă de traseu ca raport al unde s-au dus banii alocati pentru combustibili si lubrifianti?. Și în cazuri de avarii sau accidente, va putea fi dovada că șoferul a făcut de fapt o călătorie la anumite adrese.
Dacă un angajat își folosește transportul personal pentru călătorii oficiale, atunci la prezentarea foii de traseu către acesta trebuie să compenseze costurile de întreținere a transportului.
Ordinea de completare a secțiunilor principale
Deși foaia de traseu este un document obligatoriu, nu există o singură formă unificată a formei sale. Fiecare organizație în sine dezvoltă o formă convenabilă pentru ea însăși, pe care o stabilește în politicile sale contabile. Principalul lucru este că conține toate datele necesare.
Detalii obligatorii sunt:
Foaia de traseu se intocmeste in două exemplare, dintre care unul rămâne la angajatul însuși, iar al doilea merge la raportarea contabilului. Acest document nu este necesar să fie certificat cu un sigiliu.
Nu este nimic complicat în completarea foii de traseu este formată dintr-un antet și o parte tabelară, care conține toate instrucțiunile:
- Prima linie este numele documentului și numărul de serie al acestuia.
- Apoi, notați numele complet, prenumele și patronimul șoferului.
- Informațiile despre mașină sunt completate.
- Pe ce bază se face această călătorie?
- numărul de ordine al postului;
- data călătoriei către această destinație;
- informații despre locul de sosire, numele organizației, adresa destinatarului;
- o ștampilă de timp a sosirii este plasată la sosire;
- la plecare se pune și o ștampilă care indică ora plecării din punct;
- numele produsului sau serviciului furnizat, care este scopul călătoriei;
- suma în ruble, dacă vorbim despre orice produs;
- un document care confirmă achiziția unui produs sau serviciu, cel mai adesea acesta este un număr de bon de vânzare;
- semnătură de la partea care primește, care confirmă veridicitatea a tot ceea ce este scris.
- o comandă de la manager pe baza căreia este permisă o călătorie de afaceri, care sunt scopurile acesteia și acordul privind rambursarea cheltuielilor;
- confirmarea cheltuielilor, acestea pot fi chitanțe de la benzinării;
- bilete de călătorie, dacă sunt disponibile.
- Foaia de transport conține o formă unificată; forma acestuia nu poate fi modificată și este utilizată în mod egal de către toate organizațiile.
- Foaia de parcurs conține informații mult mai precise: detaliile permisului de conducere, numărul de înmatriculare al vehiculului, permisiunea de a conduce de la mecanic, cantitatea de combustibil înainte de a părăsi garajul și după check-in și multe altele.
- Itinerarul nu este obligatoriu, poate fi solicitat dacă este necesar, în timp ce scrisoarea de parcurs este strict necesară în timpul călătoriilor de afaceri și călătoriilor de afaceri, în plus, este un formular strict de raportare.
- O fișă de traseu este de obicei întocmită în timpul lucrărilor legate de livrarea mărfurilor, serviciu de curierat, acțiuni ale reprezentanților de vânzări etc. Foaia de trăsură se întocmește și în timpul călătoriilor cu transportul oficial, în timpul călătoriilor de afaceri și deplasărilor executive, servește ca document justificativ pentru raportul de avans.
- Dacă foaia de traseu are o durată minimă de valabilitate, atunci foaia de traseu trebuie păstrată pentru toți 75 de ani.
- numele, numele, patronimul salariatului;
- orașul activității sale;
- data călătoriei;
- scopul vizitei;
- denumirea punctelor de vânzare cu amănuntul;
- adresa reală a locației lor;
- numărul de telefon al clientului, adresa de e-mail;
- ora intrării în punctul de vânzare cu amănuntul;
- ora ieșirii din priză;
- semnătura clientului.
- Acționați ca un ghid, indicați unde să mergeți și în ce ordine.
- Serviți drept raport pentru rambursarea costurilor cu benzina, deoarece reprezentanții de vânzări folosesc cel mai adesea transportul personal și călătoresc nu numai în orașul lor, ci și în întreaga regiune.
- Identificați performanța angajatului și încurajați-l în cazul unei cantități mari de muncă prestată.
- cu tipul mașinii;
- distante parcurse;
- volumele de mărfuri transportate.
- numele organizației care a emis documentul;
- numele orașului în care a fost emis documentul;
- data la care a fost efectuată călătoria;
- destinaţie;
- scopul călătoriei;
- ora de plecare și de sosire;
- informații despre vehicul;
- Numele complet salariatul pentru care a fost întocmit acest document;
- pozitia de angajat.
După completarea antetului, puteți trece la tabel, din care o parte este completată imediat, iar a doua jumătate în timpul călătoriei. Tabelul în sine este format din mai multe coloane care ar trebui să conțină următoarele informații:
Fișa de traseu nr. 4
Șofer: Goryainov Vladimir Viktorovich
Mașină: Gazelle №AT211Х
Motiv: Călătorie de afaceri pentru livrarea mărfurilor conform solicitării.
7 952 698 21 54
Ekaterinburg, st. Sapojnikov, 12
7 900 203 18 23
7 952 630 19 04
Foaia de traseu a fost acceptata de contabilul O.A Baranova.
Depunerea la departamentul de contabilitate
După ce au fost finalizate toate călătoriile planificate în foaia de traseu, o copie a acesteia trebuie depusă la departamentul de contabilitate pentru a confirma toate acțiunile.
Pe lângă foaia de traseu, trebuie să atașați următoarele documente:
După ce contabilul calculează cheltuielile și verifică corectitudinea tuturor documentelor care i-au fost furnizate și autenticitatea acestora, le transmite managerului pentru revizuire.
Imediat ce managerul semnează toate formularele și își dă acordul, șoferul poate merge la casieria companiei și poate primi o rambursare sau o așteaptă împreună cu salariul.
Caracteristici de stocare
Foile de traseu verificate sunt stocate la persoana responsabila, cel mai adesea acesta este un contabil. El pune cu grijă toate documentele în ordine într-un folder separat și le pune la locul lor.
Trimestrial, dacă munca șoferului este efectuată de mai multe ori pe săptămână și se acumulează un număr suficient de documente, acestea pot fi împletește într-un singur raport mare și arhivă organizatii.
Perioada de valabilitate minimă a foilor de traseu este 5 ani. În funcție de anumite circumstanțe, precum munca în condiții dăunătoare sau dificile, transportul de mărfuri periculoase, perioada crește până la 75 de aniÎn întregime.
Imediat ce termenul de prescripție al documentelor expiră, organizația întocmește un act special pentru distrugerea documentelor, după care acestea sunt eliminate în mod special.
Diferența față de călătorie
În ciuda asemănărilor, aceasta două documente diferite, au diferențe:
Pentru reprezentantul de vanzari
Un reprezentant de vanzari are nevoie de o fisa de traseu ca nimeni altul, deoarece datorita functiei sale trebuie să călătorească mult și să viziteze un număr mare de puncte. Traseul trebuie gândit cu atenție, în funcție de distanța dintre puncte, distanța acestora față de birou sau acasă și orele de lucru.
Fișa de traseu al reprezentantului de vânzări include următoarele informații:
Fișa de traseu al reprezentantului de vânzări
Nume complet: Krestyanskaya Lyudmila Viktorovna
Scop: familiarizarea magazinelor alimentare din districtul Leninsky cu sortimentul de produse de cârnați de la compania Kudesnitsa
Fișa de traseu a reprezentantului de vânzări are obiective clare:
Pentru șofer
Nu numai curierii sau reprezentanții de vânzări pot efectua deplasări din motive oficiale și șoferii companiei pot primi astfel de comenzi pentru transportul oricărei încărcături oficiale. Cel mai adesea aceștia sunt șoferi de camion care au primit ordine de a distribui unele materiale în depozite și zone.
Într-o astfel de situație, pe baza comenzii managerului, se emite o fișă de traseu cu toate detaliile necesare și adresele depozitului.
Fișa de traseu nr. 2
Șofer: Leontiev V.N.
Mașină: GAZ 52
Motiv: transferul materiilor prime pentru fabricarea produselor către unitățile de producție
Foaia de traseu este suportată factura pentru transferul materialelor catre tert, pe baza căruia este permisă livrarea.
În timpul călătoriilor de afaceri și călătoriilor oficiale
Călătoriile și călătoriile de afaceri nu sunt neobișnuite, mai ales în organizațiile mari sau cele care au divizii sau parteneri în alte orașe. Angajatului i se acordă bani pe durata călătoriei, care trebuie folosiți pentru cazare, mâncare și cheltuieli de deplasare.
Dacă scopul călătoriei de afaceri este mai degrabă de curierat și trebuie să duceți marfa în alt oraș, sau o călătorie de afaceri are un scop final în aceeași localitate și nu va dura mult, un foaia de traseu.
Dacă călătoria de afaceri este mai orientată spre afaceri și este concepută pentru o călătorie lungă, în acest caz este mai bine să emiteți o scrisoare de transport care să arate mai detaliat despre toate costurile cu combustibilul. În plus, are mai multe Informații suplimentare despre starea mașinii.
Nu trebuie să credeți că foaia de traseu nu este un document atât de important, dimpotrivă, conține informații utile care pot fi utile în cazul în care apar probleme controversate; Din acest motiv, trebuie să fii atent la execuția și păstrarea acestui document, deoarece putem vorbi despre banii proprii și transportul personal.
Detaliile de înregistrare pentru un reprezentant de vânzări sunt în acest videoclip.
Funcțiile de lucru ale unui angajat sunt adesea asociate cu mișcarea. Efectuând instrucțiuni de la conducere, un angajat poate cheltui bani pe combustibil, poate cumpăra bilete pentru transportul în comun și poate face cheltuieli similare. Pentru înregistrarea cheltuielilor de acest tip se întocmește un document special. Este necesar să se înregistreze toate mișcările lucrătorilor și să se țină cont de costurile cu benzina. Se numește foaie de traseu. Veți găsi în articol un eșantion din acest document pregătit de specialiștii noștri.
De ce este nevoie?
Să spunem imediat că foaia de traseu este necesară pentru a înregistra mișcarea lucrătorilor în afara biroului. Este eliberat pentru persoane de diferite specialități, dar cel mai adesea este eliberat curierilor, șoferilor, managerilor, reprezentanților de vânzări și altora care, din cauza activității lor, trebuie să petreacă timp pe drum.
Managerul folosește foile de traseu pentru a dezvolta rute optime de transport pentru a economisi bani. De asemenea, este necesară o fișă de traseu pentru a confirma cheltuielile companiei pentru vehicule la biroul fiscal. În plus, angajații, pe baza datelor din fișă, primesc compensații pentru cheltuielile efectuate de aceștia.
Cum se întocmește documentul
Fiecare întreprindere are dreptul de a-și dezvolta în mod independent propria formă de foaie de traseu. Principalul lucru este că documentul conținea toate informațiile necesare despre mișcările angajaților și confirma cheltuielile asociate călătoriei. Forma foii de traseu, forma acesteia și ordinea de umplere nu sunt în niciun fel legate:
Deoarece legislația actuală nu stabilește o singură formă aprobată a foii de traseu, puteți utiliza un formular elaborat independent. La sfârșitul articolului veți găsi o fișă de traseu.
În fiecare organizație, foile de traseu reflectă propriile interese și nevoile întreprinderii. Forma fișei se aprobă de către directorul societății prin ordin. În principiu, fiecare organizație poate dezvolta un astfel de document în mod independent. Cu toate acestea, este mult mai ușor să descărcați o fișă de traseu pregătită deja de specialiști. Acest lucru va economisi în mod semnificativ timp în dezvoltarea propriei formulare.
Documentul este întocmit în două exemplare. Unul rămâne în întreprindere, al doilea este dat angajatului. Foile de traseu aparțin fluxului de documente intern al companiei, deci nu este nevoie să le aplicați sigiliul organizației. Raportul angajatului și documentele de călătorie însoțitoare servesc ca anexe. Fișa de traseu pentru călătorii de afaceri (puteți descărca formularul de la sfârșitul articolului) este verificată de un contabil.
Completarea corectă a fișei include:
În funcție de nevoile întreprinderii, puteți introduce și coloane suplimentare.
Cel mai convenabil este să creați o foaie de traseu sub forma unui tabel. Documentul întocmit trebuie să fie semnat de salariatul căruia i se eliberează și de salariatul supraveghetor:
- supraveghetor imediat;
- contabil;
- ofiter de cadre
- Legea „Cu privire la securitatea națională a Ucrainei” va intra în vigoare pe 8 iulie. Documentul reglementează fundamentele și principiile politicii în domeniul securității și apărării, ținând cont de cursul țării către aderarea la UE și NATO Kiev, iulie 7. /TASS/. Legea „Cu privire la securitatea națională a Ucrainei”, care confirmă cursul țării în [...]
- Încapsulare, polimorfism, moștenire Toate limbajele OOP, inclusiv C++, se bazează pe trei concepte fundamentale numite încapsulare, polimorfism și moștenire. Să ne uităm la aceste concepte. 1. Încapsulare Încapsularea este un mecanism care combină date și […]
- Cum să vă testați corect: recomandări pentru pacient Aproape toate testele se efectuează pe stomacul gol (la cel puțin 8 ore după ultima masă), astfel încât să puteți bea o cantitate mică de apă pentru a face analizele dimineața. Ceaiul și cafeaua nu sunt apă, vă rugăm să aveți răbdare. […]
- § 2. Tipuri de sancțiuni administrative Articolul 3.2 din Codul contravențional stabilește următoarele tipuri de sancțiuni administrative: 3) confiscarea actului sau obiectului infracțiunii administrative; 7) expulzarea administrativă din Federația Rusă a unui cetățean străin sau a unei persoane fără […]Serviciul Vamal Federal al Federației Ruse competențele Serviciului Vamal Federal al Federației Ruse competențele Serviciului Vamal Federal al Federației Ruse Federația Rusăși sistemul organelor sale Sistemul autorităților vamale include următoarele legături, fiecare dintre acestea fiind un subsistem al agențiilor de aplicare a legii: - Serviciul Vamal Federal al Federației Ruse; - regional […]
- Postat pe perete Băieți, oricine înțelege dreptul familiei, vă rog să mă ajutați cu sarcinile) Așa de necesar Sarcina 3I. S. Maksimova a intentat un proces împotriva lui Yu N. Maksimov pentru recuperarea pensiei alimentare pentru doi copii, un fiu și o fiică, indicând că fiul nu a împlinit vârsta majoră - avea 16 ani și [.... ]
Cât timp se păstrează foile de traseu
Cinci ani este perioada minimă de depozitare pentru foile de traseu. Atunci când aceste borderouri confirmă munca oamenilor în condiții dăunătoare sau periculoase, foile trebuie păstrate la întreprindere timp de 75 de ani (clauza 842 din Lista documentelor standard de arhivă de management, aprobată prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august). , 2010 Nr. 558).
După încheierea călătoriei, foaia de traseu trebuie depusă la departamentul de personal (secretar, compartiment contabilitate) pentru rambursarea cheltuielilor de deplasare.
Puteți descărca proba gratuită folosind link-ul direct aici.
Dacă găsiți o eroare, evidențiați o bucată de text și faceți clic Ctrl+Enter.
blogkadrovika.ru
Reguli de completare a fișei de traseu
Întreprinderile pot include în costurile cu forța de muncă compensații pentru angajați asociate cu natura de călătorie a muncii lor (de exemplu, plata biletelor de călătorie pe care le achiziționează). Aceasta rezultă din articolul 255 din Codul fiscal al Federației Ruse și din articolul 168.1 din Codul muncii al Federației Ruse. Cu toate acestea, funcționarii fiscali adesea nu au suficiente condiții corespunzătoare din contractul (colectiv) de muncă - doresc să vadă documente care indică natura comercială a călătoriilor (articolul 252 din Codul fiscal al Federației Ruse).
O foaie de traseu pentru fiecare angajat „călător” va ajuta la protejarea companiei de pretenții fiscale, în care sunt înregistrate toate călătoriile sale de muncă. Nu există un formular unificat pentru un astfel de document, așa că îl puteți dezvolta singur. Principalul lucru este că documentul vă permite să urmăriți scopurile călătoriilor și rutelor și, de asemenea, conține toate detaliile documentului principal (articolul 9 din Legea federală din 21 noiembrie 1996 nr. 129-FZ). Ca bază, puteți lua o scrisoare de parcurs în formularul nr. 3, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78.
Forma fișei de traseu, frecvența și procedura de completare a acesteia trebuie aprobate ca parte a politicii contabile (clauza 5, 16 din PBU 1/98), reamintim că forma fișei de traseu nu a fost stabilită, prin urmare, o întreprindere care a decis să ramburseze călătoria unui angajat își poate determina forma independent, de asemenea, nu este necesar să se pună o ștampilă sau un sigiliu pe foile de traseu.
Baza rambursării unui angajat pentru cheltuielile de călătorie în scopuri de afaceri (depunerea rapoartelor, vizitarea unei bănci) este un raport privind utilizarea fondurilor primite pentru o călătorie de afaceri sau pentru un raport, iar foaia de traseu cu bilete de călătorie atașate este un document justificativ pentru raport.
Agenția de informații „Avocat financiar”
www.financial-lawyer.ru
În companiile în care angajații trebuie deseori să facă diverse călătorii în afaceri oficiale, inclusiv folosind transportul personal, este indicat să se folosească foi de traseu. Acest document contabil primar este necesar pentru rambursarea ulterioară a cheltuielilor asociate deplasării atât în interiorul localității în care se află întreprinderea, cât și pentru justificarea anumitor tipuri de cheltuieli de deplasare.
Foaie de traseu - pentru ce este?
Este necesară o fișă de itinerar pentru rambursarea angajaților pentru diverse cheltuieli, precum și pentru confirmarea călătoriei acestora. Este necesar pentru:
- plata pentru diverse documente de călătorie;
- rambursarea costurilor de utilizare;
- confirmarea locului de ședere a salariatului, din , în timpul programului de lucru;
- întocmirea traseului optim de călătorie;
- optimizarea costurilor de transport.
Fișa de traseu stă la baza contabilizării rambursării cheltuielilor angajaților.
Totodata, acest document este un fel de raport de calatorie si pentru plata este necesar sa se ataseze chitante originale pentru platile combustibilului, bilete de calatorie si alte documente justificative.
Foile de traseu sunt adesea folosite în activitățile companiilor de logistică și transport, servicii de taxi și livrare prin curier. Poate fi emis nu numai pentru șoferii obișnuiți ai organizației, ci și pentru călătoriile unice ale personalului, de exemplu, în cazul în care un contabil trebuie să fie dus la documente fiscale sau un avocat poate merge la serviciul executorului judecătoresc.
Iar angajații de vânzări pot folosi foaia de traseu nu doar pentru a confirma costurile de călătorie, ci și pentru a planifica traseul optim atunci când încheie contracte cu mai mulți clienți.
În plus, foaia de traseu este un document contabil primar și poate fi solicitat de autoritățile fiscale atunci când verifică temeiurile diferitelor plăți.
Cum se face o foaie de traseu
Nu există un singur formular pentru acest document. Fiecare companie dezvoltă independent o fișă de traseu în funcție de nevoile sale.
Puteți lua una dintre formele de borderouri ca eșantion (Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse nr. 78 din 28 noiembrie 1997). În plus, conținutul fișei de traseu trebuie să îndeplinească cerințele pentru întocmirea documentelor contabile primare ( legea federală nr 402-FZ, art. 9).
Acesta afirmă:
Regulile de înregistrare și utilizare, un eșantion standard al unui astfel de document primar sunt determinate în politicile contabile ale companiei. Acolo este indicată și frecvența transferului acestuia către serviciul de contabilitate.
De exemplu, pentru un curier al departamentului de livrare care trebuie să facă mai multe călătorii în fiecare zi, un astfel de document trebuie să fie completat și depus la contabil în fiecare zi. Și pentru angajații departamentului de personal al unei întreprinderi cu deplasări unice pe probleme de muncă, îl puteți înregistra o dată pe săptămână sau lună, introducând treptat informații despre mișcările acolo sau completați foi de traseu separate pentru fiecare călătorie.
Foile de traseu sunt înregistrate în același mod ca orice alte documente interne ale organizației.
Politica contabilă a companiei sau reglementările privind fluxul de documente determină și perioada de păstrare a acestui document. De obicei nu depășește 5 ani. De exemplu, puteți stabili o perioadă de 2 ani sau puteți distruge documente imediat după efectuarea unui control fiscal și întocmirea unui raport asupra acestuia.
Singurele excepții sunt acele foi de traseu, care sunt singurul document care confirmă transportul diferitelor mărfuri periculoase. O astfel de hârtie stă la baza atribuirii beneficiilor pentru muncă în condiții de pericol sporit pentru sănătatea angajatului și trebuie păstrată timp de 75 de ani.
Formă de traseu, formă
Foaia de traseu este formată din trei părți.
Prima parte (titlu) conține titlul documentului, numele entității comerciale, funcția și prenumele angajatului care va călători, scurtă descriere scopurile acestuia, precum și numărul de înregistrare și data întocmirii.
În a doua parte, completați toate informațiile despre traseu. De regulă, este prezentat sub forma unui tabel. Acestea includ:
În plus, puteți adăuga la tabel semnăturile persoanelor care confirmă predarea sau șederea angajatului în punctul indicat de scopul călătoriei.
A treia parte conține semnăturile persoanelor care confirmă exactitatea informațiilor și data acceptării documentului în contabilitate.
Cum se completează o fișă de traseu
Mai întâi, completați partea de titlu a foii de traseu. O aduc acolo Informații generale despre călătoria și angajatul care o face, indicând numele și funcția acestuia.
Când folosesc vehicule de companie, oamenii fac adesea greșeala de a înregistra șoferul mașinii în locul angajatului care a folosit vehiculul companiei.
De exemplu, o călătorie a fost inițiată de un consilier juridic pe o nevoie de afaceri, iar șoferul a fost inclus în foaia de traseu.
Scopul călătoriei este descris în detaliu.
De exemplu, nu „necesitate oficială”, ci „livrare de suveniruri și produse promoționale pentru decorarea unui stand expozițional”.
De exemplu,
După completarea tuturor informațiilor, aceasta este semnată de angajatul care a efectuat deplasarea și de angajatul contabil care a verificat corectitudinea datelor din document și le-a acceptat în contabilitate.
Puteți adăuga coloane despre orice informații necesare la informațiile de bază despre călătorie.
De exemplu, dacă scopul este „livrarea mărfurilor”, atunci pentru fiecare călătorie puteți descrie suplimentar mărfurile livrate.
Un exemplu de completare a unei foi de traseu pentru un șofer de mașină de companie
Societate pe acțiuni închisă „Gigantino”
Foaie de traseu
12.06.2018 № 1254
Oficialul este șoferul mașinii de serviciu, Mamontov S.G.
Scopul călătoriei a fost de a livra produse semifabricate cantinelor instituțiilor de învățământ din Michurinsk.
Fisa de traseu a fost intocmita de soferul Mamontov S.G.
Informația a fost verificată și acceptată pentru contabilitate - contabil senior Ermilova A.P.
Un exemplu de completare a unei foi de traseu pentru un curier de livrare
Antreprenorul individual Kurilkin A.Z.
Foaie de traseu
03.05.2018 № 1
Oficial - serviciu de livrare curier Mukhovkin A.P.
Scopul călătoriei: livrare mese gata
| Nu. | Locația de livrare | Comanda | A sosit | Plecat | Semnătura clientului |
| 1 | Tarakankin P. M., st. Melioratorov, 6-12 | Pizza | 12-45 | 12-48 | |
| 2 | SRL „Grimtryuk”, st. Sovetskaya, 54 de ani | Prânzuri de afaceri | 13-12 | 13-28 | |
| 3 | Banca „Naloprom”, bulevardul Michurintsev, 74 | Plăcinte | 14-43 | 14-56 | |
| 4 | Otyevskaya M. A., st. Sovhoznaia, 17-36 | Tort | 16-12 | 16-18 | |
| 5 | Karpuzov A. G., trad. Floare, 56 | Pizza, salate | 18-24 | 18-30 |
La foaia de traseu sunt atasate bonurile de numerar nr.15 si nr.18 din data de 03.05.2018, de la benzinaria Neftprom OJSC, pentru realimentarea autoturismului personal, de stat. numărul 147TAK, folosit în scopuri oficiale.
Fișa de traseu a fost întocmită de curierul A.P. Mukhovkin.
Informațiile și documentele au fost verificate și acceptate pentru contabilitate - contabil Ilyina V.S.
Fișele de traseu nu numai că confirmă faptul costurilor călătoriei și transportului, dar vă permit și să optimizați costurile prin dezvoltarea celor mai scurte și mai convenabile rute pentru călătoriile regulate. Ele stau la baza rambursării angajaților pentru banii cheltuiți în călătorii. În plus, prezenţa lor şi design corect va servi drept justificare pentru cheltuirea fondurilor pentru rambursare în timpul controalelor fiscale și altor controale.
Angajații întreprinderilor și organizațiilor, în procesul de executare a comenzilor de la angajator legate de îndeplinirea funcțiilor de muncă, pot suporta costuri de transport (costuri de plată a benzinei pentru un vehicul, achiziționarea de bilete pentru transportul public). Pentru a înregistra aceste cheltuieli, se întocmește o fișă de traseu, un eșantion din care este întocmit de organizație.
Scopul întocmirii foilor de traseu
Executarea acestui document este necesară pentru curierii, șoferii, directorii de vânzări, avocații, contabilii, reprezentanții de vânzări și alți angajați care îndeplinesc funcții de muncă în afara birourilor.
Șefii organizațiilor pot avea nevoie de foi de traseu pentru a analiza mișcările lucrătorilor pentru a găsi modalități optime, a economisi bani și a confirma cheltuielile în autoritatile fiscale.
Un angajat al unei organizații care a suportat cheltuieli legate de călătorie i se plătește o compensație în valoare de cheltuielile corespunzătoare, pe baza cărora este o foaie de traseu.
Tipul de vehicul, distanța și încărcătura transportată nu afectează forma foii de traseu. Sarcina sa este să înregistreze faptul că un angajat a fost trimis în afaceri oficiale, în urma cărora a suportat cheltuieli.
Nu există nicio formă de foi de traseu aprobată la nivel legislativ. Formularul fisei de traseu poate fi descărcat de la linkul de mai jos.
Organizația îl dezvoltă independent, ținând cont de interesele și nevoile sale. Formularul este aprobat de conducerea organizației în politica contabilă. Pentru a întocmi documentul, puteți folosi o coală A4 sau antetul organizației.
Foaie de traseu (formular)
Realizarea unei foi de traseu
O fișă de traseu este întocmită în două exemplare, dintre care unul rămâne la angajat, al doilea exemplar este transferat departamentului de contabilitate al organizației. Ștampilele nu sunt aplicate, deoarece aparține fluxului intern de documente. Pentru confirmarea cheltuielilor, documentele de călătorie și raportul de cheltuieli al unui angajat sunt depuse ca atașamente la foaia de traseu.
Documentele sunt verificate de un contabil și depuse spre semnare conducătorului persoanei juridice.
Fișa de traseu reflectă călătoriile angajatului în timpul zilei (săptămâna, lună). Acesta afirmă:
- organizația care a emis foaia,
- localitatea în care este emis,
- datele de călătorie,
- numele, numele, patronimul angajatului organizației pentru care se întocmește fișa de traseu,
- pozitia de angajat.
- destinaţie,
- scopul călătoriei,
- repere de sosire și de plecare (ore, minute),
- transport,
- cost,
Alte informații pot fi furnizate în funcție de nevoile angajatorului.
După masă se pun semnăturile salariatului pentru care s-a eliberat foaia de traseu, și oficial o organizație cu autoritate corespunzătoare (contabil, angajat HR, manager). Se indică data și ora la care a fost primită foaia.
O fișă de traseu executată corespunzător devine documente contabile și de raportare fiscală.
Perioada de valabilitate a foilor de traseu
Foile de traseu completate trebuie păstrate de o persoană juridică timp de cel puțin cinci ani. În cazul în care fișele confirmă munca specialiștilor în condiții de muncă grele, vătămătoare sau periculoase, documentele trebuie păstrate timp de 75 de ani (dispoziția corespunzătoare este consacrată în clauza 842 din Lista documentelor de arhivă tip management, aprobată prin Ordin al Ministerului Cultura Rusiei din 25 august 2010 Nr. 558).
Formular de itinerar completat
