Cum să scrieți o scrisoare de afaceri: tipuri, reguli de proiectare, stil și exemple de scrisori de afaceri. Cum să scrieți o scrisoare - exemplu Cum să începeți o scrisoare subiecte pentru a începe

Luați în considerare cât de formală ar trebui să fie scrisoarea. Acest lucru este determinat de relația cu destinatarul scrisorii. De exemplu:

• Dacă îi scrieți unui funcționar, unui viitor angajator, unui supervizor științific sau altcuiva cu care aveți o relație pur profesională și de afaceri, atunci scrisoarea ar trebui să fie formală.
• Dacă îi scrieți actualului angajator, unui coleg, unei rude sau unei persoane pe care nu o cunoașteți foarte bine, atunci un stil de scriere semi-formal este acceptabil.

Gândiți-vă cum veți trimite scrisoarea, prin e-mail sau pe hârtie. Acest lucru afectează și gradul de formalitate al scrisorii.

• Majoritatea scrisorilor formale ar trebui să fie tastate pe computer, tipărite și trimise prin poștă, cu excepția cazului în care, desigur, există o nevoie presantă sau destinatarul preferă e-mailul.
• Pentru scrisorile informale, e-mailurile sau scrisorile scrise de mână sunt, de asemenea, potrivite.
• În cazul scrisorilor semi-formale, trebuie efectuat un apel telefonic. Dacă în timpul conversației decideți că corespondența trebuie efectuată prin e-mail, ei bine, așa să fie. Dacă nu sunteți sigur de acest lucru, scrieți scrisori obișnuite.

Folosiți antet tipărit sau scrieți adresa în partea de sus a paginii (pentru scrisorile formale). Dacă scrieți o scrisoare de afaceri și compania are propriile formulare tipărite, utilizați-le. Dacă nu există formulare, dar doriți ca scrisoarea să arate cumva mai respectabilă, creați singur astfel de forme într-un procesor de text. În caz contrar, puteți scrie pur și simplu adresa de domiciliu completă în partea de sus a paginii, aliniată la stânga. Modul în care sunt scrise adresele variază de la o țară la alta, așa că fiți sensibil din punct de vedere cultural față de destinatar.

Setați data. Dacă ați scris deja adresa, apoi indentați două rânduri și notați data. Dacă adresa nu a fost încă scrisă, scrieți mai întâi data, aliniind-o la stânga.

• Scrieți data completă. Amintiți-vă că, de exemplu, „1 ianuarie 2012” pare mult mai formal decât 1/1/2012.
• Dacă trimiteți o scrisoare non-formală prin e-mail, atunci data nu este necesară, aceasta va fi indicată în datele e-mailului propriu-zis.

Scrieți numele, titlul și adresa persoanei căreia îi scrieți scrisoarea (în cazul scrisorilor formale). Indentați două rânduri după dată și notați numele complet și poziția destinatarului scrisorii. Pe al doilea rând, notați numele organizației (dacă se cunoaște). Pe a treia linie scrieți strada, pe a patra linie - orașul, regiunea și codul poștal.

• Cu toate acestea, în cazul e-mailurilor, acest lucru este inutil.
• De asemenea, în cazul tuturor scrisorilor scrise de mână non- și semi-formale. Numele și adresa destinatarului de pe plic sunt suficiente.
• Dacă scrisoarea dvs. este o cerere, dar nu o trimiteți unei anumite persoane, ci pur și simplu la adresa unei organizații, atunci scrieți pur și simplu numele organizației și adresa acesteia.

Începeți cu un salut. Tipul de salut, din nou, este determinat de relația ta cu destinatarul scrisorii, precum și, de fapt, de formalitatea scrisorii. Iată câteva opțiuni posibile:

• Dacă scrieți o scrisoare oficială unui destinatar necunoscut, puteți începe cu cuvintele „În atenția tuturor celor implicați”, cu două puncte după „persoane”.
• Dacă destinatarul este încă necunoscut, dar sunteți absolut sigur că este el (sau ea), atunci există mai multe opțiuni. „Stimați domni”, „dragi doamne”, „doamnelor și domnilor”. Cu toate acestea, ai grijă cu astfel de salutări - nu vrei să jignești pe nimeni, nu?
• Dacă scrieți o scrisoare oficială și știți cui o scrieți, puteți începe cu „Dragă #”. Cu toate acestea, dacă credeți că acest lucru este într-un fel prea puțin comercial, atunci puteți folosi cuvântul „Dragă #”.
• Dacă scrieți o scrisoare semi-formală, atunci opțiuni precum „Bună ziua” sau „Dragă” vor funcționa.
• Dacă scrisoarea nu este deloc formală, atunci există mult mai multe opțiuni. Aici este „bună”, aici este „super”, aici este „bună ziua” și așa mai departe.

Includeți numele destinatarului după salut.

• Într-o scrisoare formală, utilizați așa-numitul. titlul de curtoazie (domnul, doamna) sau funcția/titlul, urmat de numele de familie al destinatarului.
• Dacă scrisoarea este semi-formală, atunci va trebui să decideți dacă vă adresați numelui destinatarului sau nu. Cel mai sigur lucru de făcut dacă nu ești sigur este să folosești un titlu de curtoazie.
• O scrisoare informală, pe de altă parte, presupune că vă puteți adresa destinatarului pe nume. Cu excepția, desigur, a scrisorilor către rude care sunt mai în vârstă decât tine. Apoi ar trebui să scrieți ceva de genul, de exemplu, „Bună, bunico #” sau „Bună, unchi #”.

Începeți scrisoarea în sine. Indentați două rânduri din salut sau pur și simplu începeți textul pe o nouă linie dacă scrieți de mână.

• Dacă scrieți o scrisoare personală, veți începe cu o întrebare despre afaceri, sănătate și toate astea. Există multe opțiuni, de la formal la nu foarte formal, așa că alegeți după gustul dvs.
• Dacă scrieți o scrisoare de afaceri, atunci treceți direct la subiect. Timpul înseamnă bani și nu vrei să pierzi timpul destinatarului, nu?

Gândește-te la ce trebuie să scrii. Scopul principal al scrisului este comunicarea, comunicarea, schimbul de informații. Prin urmare, întreabă-te ce informații ar trebui să învețe destinatarul din scrisoare, despre ce trebuie să-i spui. Despre noi prețuri pentru mărfuri? Despre ce îți lipsește la el? Despre să fii recunoscător pentru un cadou de ziua de naștere? Indiferent de subiect, amintiți-vă scopul scrisului: împărtășirea informațiilor.

• Amintiți-vă că puteți scrie Nu despre tot. O scrisoare scrisă, de exemplu, cu furie nu este o scrisoare care merită trimisă. Dacă scrisoarea a fost deja scrisă, dar ezitați dacă o trimiteți sau nu, atunci este mai bine să o lăsați deoparte pentru câteva zile. S-ar putea să mai ai timp să te răzgândești și să privești situația într-un mod nou.

Verifică-ți scrisoarea.Înainte de a trimite o scrisoare, citiți-o de câteva ori și asigurați-vă că nu există erori. Dacă doriți, cereți pe altcineva să vă verifice e-mailul sau să utilizați verificatori gramaticali în editorii de text. Și, desigur, corectați toate greșelile.

Completează corect scrisoarea.În acest fel, poți să-ți iei la revedere respectabil destinatarului scrisorii. Indentați două rânduri din ultimul paragraf și scrieți o expresie politicoasă adecvată cu care să încheiați literele.

• Pentru scrisorile formale, opțiuni precum „Cu respect” sau „Cu cele mai bune urări” sunt potrivite.
• Pentru scrisorile semi-formale, sunt potrivite versiuni mai scurte ale formulelor formale de politețe.
• Pentru scrisorile informale, formulele de politețe precum „Cu dragoste”, „A ta” și așa mai departe.
• Dacă doriți, puteți folosi formule de politețe de modă veche în scrisori formale (sau dacă scrieți o scrisoare unui prieten apropiat care o poate aprecia). Pentru a face acest lucru, introduceți formula în ultima propoziție. Apoi, indentați două rânduri, scrieți ceva de genul „Cu stimă al tău/al tău/al tău”. Aici puteți deveni puțin creativ și puteți crea un final cu adevărat unic pentru scrisoarea dvs.

Astăzi vă voi spune ce să scrieți în newsletter, astfel încât să fie interesant pentru abonați și să puteți face vânzări repetate.

O voi prezenta sub formă reguli scurte. Urmați-le și veți putea folosi cu succes un instrument de vânzări atât de excelent precum buletinele informative prin e-mail.

1. Pune-te in pielea clientului
Înainte de a începe să scrieți scrisori clienților, întrebați-vă ce vor aceștia. Cine altcineva în afară de tine știe publicul țintă, interesele și preferințele acestuia. Știți despre ce vor fi interesați să citească.
Daca ai un magazin de haine, nu scrie doar despre colectii noi, promotii si vanzari. Scrieți despre tendințele modei, cum să alegeți mărimea potrivită, cum să combinați diferite articole vestimentare.

2. Faceți totul pentru a vă deschide e-mailul.
Imaginați-vă că scrisoarea dvs. este în căsuța de e-mail, printre alte scrisori. Poate fi șters cu un singur clic. Prin urmare, doar subiectul e-mailului poate forța abonatul să-l deschidă. Există multe tehnici de scriere a titlurilor. Principiul „Ce numești iahtul, așa că va naviga” funcționează perfect aici. Dan Kennedy descrie tipurile de titluri din cartea sa „The Sales Letter” într-un mod foarte accesibil, cu o mulțime de exemple. Citiți, nu este vorba doar despre titluri.

Aici trei exemple pe care le poți folosi cu succes:

nr 1. Cine mai vrea......?
Cine mai dorește o silueta perfectă?
Cine altcineva are nevoie de o oră suplimentară în fiecare zi?
nr. 2. Daca tu…..
Dacă crezi că nu-ți poți permite<товар>, atunci pur și simplu nu ai luat-o în considerare<скидку, акцию, предложение>
nr. 3. …..moduri……
10 moduri simple de a crea un aspect de primăvară devreme
5 moduri de a pierde o vânzare încet și dureros

3. Asigurați-vă că scrisoarea dvs. este citită
Designul scrisorii vă va ajuta în acest sens. Ar trebui să fie simplu și convenabil. Amintiți-vă - vă adresați clienților dvs. Textul scrisorii ar trebui să fie captivant și să intereseze cititorul. Trebuie să-i captezi atenția și apoi să o faci din nou și din nou. Folosiți metafore. Cu cât comparația este mai clară, cu atât testul este mai atractiv și mai ușor de înțeles.
La fel ca în cazul unui site web, utilizatorul ar trebui să găsească cu ușurință toate informațiile de care este interesat - contacte, feedback, să meargă cu ușurință la o lectură detaliată a articolului și să profite imediat de ofertă. Nu este nevoie să forțați clientul să se gândească la cum să vă contacteze.

4. Apel la acțiune
Dacă crezi că o persoană, după ce ți-a citit scrisoarea, va forma imediat numărul tău sau va merge să adauge articole în coș, te înșeli. El trebuie să fie împins discret să facă acțiunile de care aveți nevoie. Pentru aceasta utilizați un îndemn la acțiune.
Este format din două părți: verb + esența propoziției.
Dacă descrieți un nou produs sau serviciu, puteți „împinge” cu ușurință cititorul în direcția corectă: „Cumpărați acum”, „Adăugați produsul în coș”, plasați o comandă.”
Dacă oferi o promoție, o reducere, o ofertă de sezon – arată-i persoanei că nu va rămâne fără nimic dacă nu profită de ea chiar acum. „Cumpără acum cu 15% reducere”
Nu lăsați cumpărătorul să meargă la concurenții dvs.

5. Scrie corect
Acest lucru poate părea evident. Nu te grăbi. De mai multe ori am primit scrisori de la companii reputate care conțineau nu numai greșeli de scriere, ci și erori. Acest lucru mi-a dat motive să mă îndoiesc de competența lor. Dacă doriți să aveți încredere, verificați, verificați și verificați din nou.

6. Minimalism
Nu supraîncărcați cititorii, mai ales când vine vorba de știri. 2-3 știri importante sunt suficiente. Nu folosi propoziții lungi. Dacă se întâmplă acest lucru, împărțiți-l în mai multe scurte.

7. Nu fi enervant
Nu cred că merită să spun că nu merită să trimiți scrisori în fiecare zi. De 3-4 ori pe lună este suficient.
Cele mai bune zile pentru corespondență sunt
- Marţi
- Miercuri
- Joi
Se consideră cel mai bun moment al zilei
Dimineața de la 9:00-10:00
Ziua de la 15:00-17:00
Seara de la 19:00-22:00
Încercați să intrați într-una dintre aceste ferestre.

Când scrii o scrisoare, amintește-ți că destinatarii tăi nu sunt o masă gri de străini, ci potențialii tăi clienți. Scrieți nu tuturor, ci tuturor. Fii ghidat de faptul că cititorul va găsi de vină în fiecare mic detaliu și va filtra cu strictețe informațiile pe care vrei să i le prezinți.

Uneori, când deschid o nouă scrisoare, am impresia că persoana respectivă a scris și a plâns. Și nu a vrut deloc să trimită această scrisoare, dar a fost forțat. Și cu siguranță nu se așteaptă la un răspuns la această scrisoare.

De obicei, nu răspund la astfel de scrisori. Pentru că dacă o persoană îmi scrie o scrisoare „la naiba”, atunci evident că nu vreau să lucrez cu el.

În general, sunt unul dintre acei oameni care cred că toți cei din jurul meu știu totul la fel de bine ca mine. Și dacă înțeleg niște lucruri evidente, atunci le înțeleg și cei din jurul meu. De aceea, uneori, când primesc scrisori, nu înțeleg puțin...
Uneori oamenii par să-mi cer ceva, dar scriu de parcă le-aș datora ceva.

Și uneori scriu ca și cum ar fi taxați pentru fiecare cuvânt, ca într-o telegramă. De aceea economisesc. Prin urmare, nimic nu este clar din scrisoarea lor. " Buna ziua! Designerul Glafira Tsvetkova face bijuterii foarte tari! Sunt lăudați de stilista Yuliana Potapeva" Uh... Cool, totuși. Felicitări! Dar ce vrei mai exact de la mine? Concluzia sugerează de la sine că dorința ta principală este ca eu să-ți răspund și să-ți vorbesc despre viață. Sau să renunț la tot și să mă duc să caut pe internet cine sunt Glafira și Yuliana.

Apropo, nu mă deranjează deloc să primesc scrisori. Chiar imi place foarte mult. Și chiar îmi place și apreciez atunci când designerii înșiși sau prietenii sau fanii lor ne scriu și se prezintă. Se întâmplă adesea ca acești designeri să fie foarte cool și sunt fericit să scriu despre ei la revista .

Și după a suta literă „despre nimic”, m-am gândit: poate că oamenii chiar nu știu, Cum ar trebui să scrii o scrisoare pentru a primi un răspuns?

Daca are cineva nevoie, iti spun eu!))
(desigur, nu pot garanta că la o scrisoare de acest tip va răspunde, să zicem, VVP, dar voi răspunde cu siguranță)))

1. Regulile subiectului!
Linia de subiect al e-mailului nu trebuie să fie goală. Subiectul în sine ar trebui să fie indicat pe scurt acolo, de ce scrieți deloc. „Reluare”, „întrebări interviu”, „Publicare pe...”, „Vreau să fiu inclus în revista dumneavoastră”, „detaliile mele”.
Dacă acesta nu este un buletin informativ săptămânal sau o ofertă comercială, atunci scopul aici este să nu vină cu un fel de titlu opulent care să intereseze o persoană și să o forțeze să deschidă scrisoarea. Cel mai adesea, este nevoie de un subiect pentru a fi mai ușor să găsiți ceea ce aveți nevoie mai târziu într-o grămadă de scrisori, fără a deschide totul. Ei bine, și pentru ca o scrisoare cu subiect gol de la o adresă necunoscută să nu fie trimisă la spam fără a fi deschisă.

2. Salutare
Este surprinzător, dar din anumite motive puțini oameni salută prin scrisori. Desigur, dacă aceasta este deja corespondență și dialog, atunci nu este necesar să începeți fiecare scrisoare cu „bună ziua”. Dar dacă aceasta este PRIMA scrisoare, și chiar către un străin, și chiar pentru muncă... În general, nimeni nu a anulat politețea.
Dar „bună ziua” va fi, „bună seara” sau „bună ziua”, după părerea mea, este deja secundar. Depinde cine, cine scrie și de ce.

3. Prezintă-te
Desigur, mulți oameni au o semnătură automată la sfârșitul scrisorii. Cu toate acestea, dacă aceasta este prima scrisoare, este mai bine să te prezinți pe scurt chiar de la început, astfel încât persoana respectivă să dezvolte imediat o legătură personală cu tine. În caz contrar, multă vreme va crede că citește un fel de buletin informativ și nu înțelege ce este.
De exemplu, încep astfel de litere cu expresia „numele meu este Elena, reprezint revista despre accesorii little-thing.ru”.

4. Cine a scurs informațiile?
Dacă o persoană nu și-a publicat contactele în domeniul public, atunci este mai bine să-i spuneți imediat cine l-a predat)) Și mențiunea unui prieten comun încurajează comunicarea prietenoasă.
„Vasya Petrov mi-a dat adresa ta”, „Te-am găsit pe Instagram”, „Am văzut postarea ta în comunitate...”

5. Povestește despre tine în detaliu (dar fără fanatism)
Aici te poți prezenta mai specific și atașa link-uri către toate site-urile tale, lucrările, portofoliul și tot ce te poate caracteriza pozitiv. La urma urmei, trebuie să obțineți un răspuns la scrisoare, ceea ce înseamnă că trebuie să vă arătați în cea mai favorabilă lumină.

6. De ce scrii deloc?
Odată ce te-ai prezentat și ai spus totul despre tine, este timpul să treci la obiect și să scrii clar ceea ce ai nevoie.
Vreau o sedinta foto, vreau sa invat de la tine, vreau sa ma alatur revistei tale...
Formularea, desigur, depinde de ce și cui scrieți. Dacă scrisoarea este foarte formală, atunci în loc de „Vreau” ar fi mai potrivit să scrieți: „Îți voi fi foarte recunoscător dacă îmi spui cum mă pot înscrie la cursurile tale.”
Dar dacă la celălalt capăt ai aceeași vârstă și știi sigur că ești pe aceeași lungime de undă simplă și bună, atunci poți scrie ca un om. În termeni umani, chiar mai bine.

7. Spune la revedere
Adesea, o semnătură automată face o treabă excelentă în acest sens. Ca, cu respect, Masha Ivanova. Dar dacă aveți nevoie de o acțiune specifică (pentru ca ei să vă sune înapoi sau să vă răspundă înainte de o astfel de dată, sau altceva), atunci acest lucru este cu siguranță demn de menționat.

Drept urmare, dacă treceți prin puncte, o scrisoare bună se dovedește astfel:

1. designer Margarita Sivakova. Vreau să fiu în revista ta!
2. Bună ziua!
3. Numele meu este Margarita Sivakova, sunt designer de bijuterii.
4. Căutam articole despre bijuterii pe internet și am găsit revista ta. Și conține adresa ta și un mesaj despre ceea ce poți scrie!
5. Fac bijuterii folosind tehnica Suntundai de 100.500 de ani. Lucrările mele pot fi vizualizate aici și aici.
6. Vă rugăm să ne spuneți în ce condiții publicați informații despre designeri în revistă?
7. Aștept cu nerăbdare răspunsul tău! Cu stimă……

Pare atât de simplu, dar în realitate, din anumite motive, nu funcționează pentru toată lumea))

Și în ceea ce privește corespondența ulterioară, apropo, mai sunt 2 bonusuri.

eu. NU ȘTERGE NICIODATĂ EMAILUL ORIGINAL! Să fie o bandă uriașă care se întinde acolo, dar este mult mai convenabil când toată corespondența lungă este într-o singură scrisoare. Și puteți găsi numărul de telefon sau detaliile de care aveți nevoie, deschizând pur și simplu ultima dvs. căsuță de e-mail și nu parcurgeți toată corespondența în căutarea aceleiași scrisori.

II. SCRIEȚI ÎNTOTDEAUNA RĂSPUNSUL DVS. Doar pentru că dedesubt se întinde o panglică uriașă. Și când primiți o scrisoare, derulați în jos tot acest nenorocit de flux și acolo veți vedea doar „ok”, doriți să interziceți expeditorul pentru totdeauna.

Cererea de ajutor nu este cazul când poți da frâu liber imaginației și creativității folosind o formă liberă de apel.

• Este optim să mențineți un ton formal de afaceri. Cuvintele politicoase sunt potrivite ( „mulțumesc”, „te rog”, „permite-mi”).
• Textul trebuie să fie logic și structurat.

Puteți utiliza fie un formular electronic, fie un formular pe hârtie.

• Este mai bine să îl scrieți pe antetul companiei, indicând detaliile și logo-ul companiei - pare prezentabil.
• Ar trebui să începeți prin a vă adresa destinatarului. În mod optim, dacă este personal, este indicată o anumită persoană. În corespondența de afaceri, se preferă prenumele și patronimul sau formatul „dl Petrov”. Nici cuvântul „dragă” de la început nu doare. Dacă se adresează nu unei singure persoane, ci unei echipe, mesajul trebuie totuși personalizat cât mai mult posibil - de exemplu, „dragi parteneri”.
• Dacă poți alege un compliment discret care se potrivește cu ocazia, este indicat să îl folosești. De exemplu, rețineți că apreciați opinia destinatarului ca expert în industria dvs. și ajutorul acestuia sau sunteți recunoscător pentru sprijinul oferit în trecut. Este foarte important să nu cazi în lingușiri urâte - este puțin probabil ca acest lucru să crească șansele unui răspuns pozitiv.
• Urmează apoi esența cererii - vom descrie în detaliu mai jos ce reguli trebuie să respecte partea principală.
• Acesta trebuie completat prin indicarea datei și semnăturii unei persoane autorizate.

Specificitate maximă

Banii iubesc precizia. Și oamenii care le câștigă și în viitor vă pot ajuta și financiar proiectul. Un exemplu ideal conține cantitatea maximă de date verificate și indicatori precisi.

Operați cu numere, procente, cantități, termene limită.

Acest lucru indică o abordare serioasă a problemei, inspiră încredere și face sarcina mai tangibilă, măsurabilă, vă permite să înțelegeți exact ce este necesar și cât de posibil este să îndepliniți cererea.

Cine va împărți bani sau alte resurse după ce a citit o solicitare de asistență financiară pe scară largă, un împrumut pe termen lung sau perspectiva de a împărți dobândă mare pe profit în câțiva ani? Poate un comedian sau un filantrop. Nu sunt prea mulți dintre aceștia în afaceri. Dar dacă sunt indicate sume și termene exacte, așteptările sunt clare, este mai probabil un răspuns pozitiv.

Argumente puternice

Pentru a câștiga încredere și a primi ajutor, trebuie să justificați nevoia acestuia.

Acest lucru va necesita argumente convingătoare. Este necesar să le căutați și să le compuneți pe baza unor reguli standard de argumentare, inclusiv:

• Neambiguitate - teza trebuie să fie astfel încât sensul ei să fie clar, ambiguitatea să fie exclusă;
• claritate și claritate;
• adevăr.

Nimic in plus

Trebuie incluse numai acele fapte și circumstanțe care sunt relevante pentru caz. Nu este nevoie de detalii inutile, digresiuni lirice, experiențe emoționale, chiar foarte emoționante. Acest lucru obligă o persoană să piardă timpul și reduce șansele ca, de exemplu, suma dorită să fie în continuare transferată în cont.

Conversație într-o singură limbă

Atunci când compuneți un recurs, este important să folosiți un vocabular ușor de înțeles și familiar nu pentru scriitor, ci pentru persoana care îl citește.

De exemplu, dacă o agenție de publicitate apelează la o bancă pentru ajutor, nu este nevoie să folosiți termeni argou și profesioniști care nu sunt clari pentru reprezentanții industriei bancare. Este mai bine să alegeți cuvinte familiare în sectorul financiar - acest lucru crește semnificativ probabilitatea înțelegerii reciproce și, prin urmare, a succesului.

Onestitatea este cel mai bun truc

Când descrieți situația actuală pentru care este nevoie de ajutor, este mai bine să vă bazați pe sinceritate și pe fapte reale, să nu subestimați, dar și să nu exagerați gravitatea situației. Dacă nu din motive morale și etice, atunci cel puțin pentru că tot ceea ce este menționat în scrisoare este de obicei ușor de verificat. Lumea afacerilor este, de asemenea, foarte mică.

Beneficiul reciproc

În sfera afacerilor, banii sunt rareori dați pentru „doar pentru că” sau pentru „ochi frumoși”.

De obicei, atunci când ajută pe cineva financiar, dar și intangibil, un investitor se așteaptă să primească ceva în schimb.

Dacă aceasta nu este o datorie monetară care va fi returnată după un timp cu dobândă, sau o cotă într-o afacere, trebuie să indicați alte beneficii. Ar putea fi orice - de exemplu:

• Reduceri la produse;
• suport consultativ;
• servicii gratuite;
• statutul de sponsor;
• contribuția la imaginea unei companii responsabile social etc.

Ce trebuie să faceți dacă nu ați primit un răspuns la scrisoarea dvs. Cum să scrii astfel încât să-ți răspundă mereu.

În țările din est, a scrie o scrisoare este o artă. Folosește cuvinte care nu sunt niciodată folosite în vorbirea orală, discută întotdeauna vremea, îi cere adresatarului părerea despre frumusețea fenomenelor naturale și abia apoi trece la treabă. Totul este mai simplu pentru noi. Dacă nu specificați ceea ce doriți în rândul subiectului sau în primul paragraf, scrisoarea dvs. va fi considerată plictisitoare și întinsă, iar ei se vor opri din citit. Cum să scrii scrisorile astfel încât să primească răspuns mereu?

De ce nu-ți răspund la scrisoare? Erori la scriere

Destinatarul poate avea multe motive pentru a vă lăsa scrisoarea fără răspuns. Nu este nevoie să-l suspectați imediat de ostilitate sau lipsă de dorință de a comunica.

Ar putea fi mai convenabil pentru el să vă contacteze telefonic sau să vorbească în persoană. Sau a luat act de scrisoarea dumneavoastră, considerând că nu era nevoie de un răspuns. Uneori oamenii nu răspund la o scrisoare imediat, ci așteaptă până când corespondența se acumulează. La urma urmei, este mai ușor să răspunzi la mai multe mesaje decât să trimiți unul câte unul.

Dar dacă scrisorile tale rămân fără răspuns din ce în ce mai des, există motive să te gândești. Ce greșeli fac oamenii când scriu mesaje?

1. Greșeli în sens literal. Gramatical. Este posibil să lipsești multe semne de punctuație, ceea ce face propozițiile tale de necitit. Amintiți-vă de celebra expresie „execuția nu poate fi iertată”. Este complet neclar ce a vrut să spună autorul. În același timp, greșelile de ortografie pot schimba cuvintele dincolo de recunoaștere. Citirea unei scrisori cu erori necesită mult mai mult efort și timp. În lumea noastră dinamică, este mai ușor să arunci o scrisoare „defectuoasă” decât să o corectezi
2. E-mailul dvs. arată ca spam. Acest lucru se întâmplă atunci când uiți de destinatar și îi scrii unui interlocutor „mediu”. O astfel de scrisoare nu conține nicio adresă după nume sau întrebări individuale. Și nu este obișnuit să răspunzi la o listă de corespondență fără chip.
3. Nu poți izola principalul lucru. Subiectul se poate pierde printre detalii și mici detalii. Poate că persoana a citit scrisoarea dvs., dar tot nu a înțeles ce doriți de la el

La ce e-mailuri se răspunde imediat? Ce trebuie adăugat la scrisoare pentru ca aceasta să fie observată și să se răspundă?

Celebrul publicist Gleb Arkhangelsky ne împărtășește experiența sa: la ce scrisori doriți să răspundeți imediat?

• Un mesaj bun ar trebui să formuleze clar ideea și să o menționeze în subiect. Încercați să „comprimați” textul în două sau trei paragrafe. Dacă sunt necesare detalii, vă rugăm să explicați în corespondența ulterioară.
• Nu uitați să folosiți un punct și o literă majusculă pentru a completa propoziția și a folosi paragrafe. Dacă nu te-ai hotărât cum să te adresezi interlocutorului tău – „tu” sau „tu”, este mai bine să alegi a doua opțiune. Și cel mai neașteptat lucru: nu uitați niciodată să lăsați contacte de retur în corpul scrisorii. Este posibil ca adresa dvs. de retur să fi fost pur și simplu pierdută.
• Dacă trebuie să atașați ceva la scrisoare, marcați-l în text și descrieți pe scurt ce fel de informații există. La urma urmei, descărcarea, găsirea, deschiderea și vizualizarea unui fișier separat este, de asemenea, lucru pentru destinatar. Același lucru este valabil și pentru link-uri.

Dacă utilizați e-mailul sau poșta ca mijloc de comunicare cu această persoană pentru prima dată, nu vă leneși să sunați înapoi și să clarificați: a sosit scrisoarea? Uneori, setările anti-spam vă pot „înghiți” e-mailul. Ca să nu mai vorbim de celebrul nostru (nu pe cea mai bună parte) oficiul poștal rusesc.

Prima linie izbitoare: „Foarte urgent!”

Scrisorile încep adesea cu frazele „Foarte urgent!”, „Informații importante!”, „Atenție aici”. Ofertele atrăgătoare atrag întotdeauna atenția. De aceea au fost folosite deja de un milion de ori. Acesta este un truc îngrădit. Este mai eficient să formulați pe scurt și captivant ceea ce va fi discutat în scrisoarea însăși.

Textul scrisorii cu capacitate: atunci când oamenii nu vor să-ți citească scrisoarea pentru o lungă perioadă de timp

Anterior, romane întregi erau făcute din litere. L-au uimit pe interlocutor prin profunzimea gândirii, eleganța stilului său, inteligența și erudiția. Acum că ritmul vieții s-a accelerat incredibil, destinatarul va aprecia mai mult concizia.

Gândește-te la scrisorile tale. Apoi formulați pe scurt fiecare punct al acestui plan. Acestea vor fi paragrafele. Dacă, pe lângă informațiile de bază, doriți să vorbiți și despre viață, atunci lăsați toate „versurile” pentru final.

Cum să scrii corect o scrisoare pentru a primi întotdeauna un răspuns: sfaturi și recenzii

Majoritatea literelor au aceeași structură. Dacă stăpânești tehnica de a compune mesaje în conformitate cu aceasta, literele vor fi ușor de citit. Aceasta înseamnă că răspunsul nu va dura mult să ajungă. Aceasta este structura.

1. Salutări. Expresia „Bună ziua!” este o expresie foarte comună pe internet. Este acceptabil atât în ​​corespondența personală, cât și în cea de afaceri. Menționați numele persoanei cu care vorbiți. Astfel el va ști că nu face parte dintr-o listă mare de corespondență, iar scrisoarea îi este destinată personal
2. Performanţă. Nu uita să scrii nu doar numele tău, ci și ceva care să-ți ajute interlocutorul să te identifice. „Aceasta este Maria” - o astfel de frază nu va spune nimic unei persoane. „Ea este Maria Ivanova de la biroul alăturat. Am luat un taxi împreună vinerea trecută” - iar destinatarul tău și-a amintit deja cu siguranță de tine
3. Partea principală. Încearcă să fii scurt. Dacă este o scrisoare personală, puteți adăuga câteva glume sau referințe relevante. Nu folosi propoziții lungi. Te vei confunda ușor cu semnele de punctuație, iar interlocutorul tău se va sătura de citit. Folosiți întrebările mai des
4. În loc să scrieți: „Trimite-mi fotografii de la evenimentul corporativ”, folosește expresia: „Când îmi poți trimite fotografiile?” Acum interlocutorul tău are un stimulent să-ți scrie și ție, pentru că a lăsa o întrebare fără răspuns este indecent. Nu abuzați de cuvintele introductive
5. „Versuri”. Acum puteți discuta probleme legate indirect de subiect. Acestea ar putea fi întrebări de rutină: ce mai face mama ta? Cum îți place vremea asta de început de primăvară? Sau amintiri și experiențe generale: ai văzut deja noua cravată a șefului? nu știi când vor înlocui răcitorul nostru stricat
6. Despărţire. Înainte de a pune capăt, nu uitați să adăugați o expresie de genul „mulțumesc anticipat pentru răspuns”.
7. Încheiați scrisoarea cu informațiile dvs. de contact. Nu te limita la e-mail și adresă. Poate că persoana respectivă va dori să vă sune înapoi sau să scrie un SMS

Respectul este cheia unei relații de încredere

Uneori, oamenii nu răspund la o scrisoare pentru că simt că nu ai arătat suficient respect. Fiecare are propriul criteriu în acest sens.

• erori. Analfabetismul sau neglijența în text pot fi considerate lipsite de respect. Sunt oameni care, în principiu, nu vor citi o scrisoare în care nu există spațiu după virgula sau liniuța este înlocuită cu o cratimă
• lipsa de salut sau de rămas bun
• alte forme de politeţe. Dacă aveți o cerere, urmați-o cu cuvântul „vă rog”

Pentru a evita să deveniți victima unei situații jenante, asigurați-vă că recitiți scrisoarea după ce ați scris-o. În același timp, încercați să o vedeți prin ochii destinatarului. Verificați nu numai erorile, ci și adresa, subiectul și corectitudinea linkurilor și atașamentelor. Asigurați-vă că scrisoarea despre „noua cravată a șefului” nu ajunge la șeful însuși.

Motivație pentru răspuns: întreabă ceva despre care persoana care răspunde

Pentru a stabili comunicarea, puteți mai întâi să vă forțați interlocutorul să „șauă calul său preferat”. Un exemplu aproximativ: dacă vrei să împrumuți bani de la mama ta, mai întâi cere-i rețeta de borș de marcă și doar în litera următoare indică că nu ai suficient pentru carne de vită bună.

Cel mai greu este să motivezi o persoană să-ți răspundă pentru prima dată. Apoi, când comunicarea este deja stabilită, interlocutorul vă va răspunde „pe pilot automat”.

Dacă tot nu există răspuns

• Asigurați-vă că scrisoarea dvs. ajunge la destinatar. Pentru a face acest lucru, utilizați alte mijloace de comunicare. Dacă l-ați primit, vă rog să clarificați, poate data viitoare ar fi mai bine să vă contactați nu prin e-mail, ci prin rețelele de socializare sau Skype;
• Când compuneți următorul mesaj, încercați să acordați respondentului un fel de termen limită, adică o anumită dată până la care trebuie să răspundă.
• Exemplu: „Vă rog să-mi trimiteți programul cursurilor. Sărbătorile se termină luni. Nu știu la ce oră ar trebui să merg la universitate. Puteți face asta până vineri
• Și cel mai important: fă o regulă să răspunzi la scrisorile care ți se adresează. Acest lucru este predat atât de etichetă, cât și de regulile de afaceri. 10 minute pe zi - iar corespondența dvs. nu se va acumula

Exemple competente de scriere a textelor „cu răspunsuri”

Scrisoare personală

Bună, dragă Misha! Acesta este Oleg. Am fost împreună într-o tabără de vară pe Salt Lake.

Îți amintești că am avut o conversație despre grupul Kino? Ai spus că îmi poți trimite un link către un site de unde poți descărca melodiile lor în format karaoke. Săptămâna viitoare vom avea o seară cu cântece de război. Vreau ca clasa noastră să cânte „Blood Type”. Dar avem nevoie de o coloană sonoră. Imi poti da link-ul saptamana asta?

Apropo, ce face Katya roșcată cu care ai dansat la discotecă? Nu au mutat-o ​​la același birou ca și tine? Cum ai sărbătorit Anul Nou trecut? Am călătorit de la Moscova și am fost la pomul de Crăciun de la Kremlin. Dacă sunteți interesat, vă voi spune despre asta în următoarea mea scrisoare.

Corespondență semi-oficială

O zi buna, Irina! Acesta este Alexey. Am rămas blocați în lift cu tine săptămâna trecută, îți amintești?

Încă vreau să obțin adresa site-ului de la dvs. Îți amintești când ai spus că ai rezervat acolo o sesiune de bowling cu o reducere mare? Am o zi liberă sâmbăta asta. Îmi voi aminti ce fel de sport este acesta. Apropo, cum este situația acolo? Sunt suficiente mingi? Sunt furnizate încălțăminte de schimb?

Și încă un lucru. Am o tehnică proprietară care îmi permite să fac knock out, dacă nu o grevă, atunci o rezervă, prima dată. Pot să vă spun mai multe. Sau vă arăt cu un exemplu. Mi-ar plăcea să fii alături de mine sâmbăta aceasta.

Te văd.

Video: Reguli de etichetă prin e-mail